Willkommen zur e-Shop Schulung

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,
herzlich willkommen zu unserer e-Shop Schulung! Wir freuen uns, Sie hier begrüßen zu dürfen und gemeinsam mit Ihnen in die Welt des e-Shops einzutauchen.

Die Schulung findet in drei Blöcken zu maximal 45 Minuten statt, dazwischen wird es jeweils eine 10 Minuten Pause geben.
Die Schulung wird NICHT aufgezeichnet!

Direkt im Live-Event können Sie unter F&A während der Schulung jederzeit mit uns kommunizieren. Ihre gestellten Fragen sehen nur unsere Moderatoren, nicht aber die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Vielen Dank, dass Sie dabei sind! Wir wünschen Ihnen ein informatives und interaktives Webinar.
Ihr Team der BBG

 

Hinweise zur Live-Übertragung

  • Achten Sie unten links im Video darauf, dass die Liveübertragung rot leuchtet, ansonsten nehmen Sie gerade nicht an der LIVE-Schulung teil. 
  • Es kann, während dem Live-Event, der Stream gestoppt und zurück gespult werden. Sie können sich das Live-Event auch am Ende rückwirkend ansehen, dürfen das Meeting-Fenster aber nicht schließen.
  • Sobald Sie das Live-Event verlassen, können sie die Schulung nach 12 Uhr nicht mehr aufrufen.

     

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Chatfunktion Screenshot

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Ihre Kundendokumentation - Alles rund um den e-Shop

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naBe-Kennzeichnung im e-Shop

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Häufig gestellte Fragen

 

Klicken Sie im e-Shop oben rechts auf "Profil anzeigen", um anschließend Ihre Rechte unter "Zugeordnete Elemente" einzusehen. Sie sehen auf der e-Shop Startseite ebenfalls alle Produktfamilien für die Sie freigeschalten sind.  

Insgesamt gibt es 12 Produktfamilien

  • Bürobedarf & Raumeinrichtung
  • Dienstleistungen
  • Elektrotechnische Geräte & Komponenten
  • Energie
  • Gebäudebetrieb
  • IT & Telekommunikation
  • Medizin & Labor
  • Mobilität
  • PR & Marketing
  • Textilien
  • Verpflegung & Lebensmittel
  • Werkstatt, Maschinen & Metallprodukte

Sollten Sie für eine bestimmte Produktfamilie nicht freigeschalten sein, können Sie am BBG-Portal einen Änderungsantrag durchführen. Sie können nur die Ausschreibungen und Produkte im e-Shop einsehen für die Sie freigeschalten sind.

Folgende Berechtigungsrollen können bei der Beantragung eines Rechteantrags ausgewählt werden:  

Window-Shopper
Window-Shopper dürfen Kataloge nur einsehen und Nachrichten versenden.  

Anforderer  
Anforderer dürfen Bedarfe an einen Einkäufer innerhalb der eigenen Organisation melden.

Einkäufer 2-Augen
Einkäufer mit 2-Augen Prinzip dürfen wahlweise auch ohne weiteren Genehmigungsschritt bestellen.  

Einkäufer 4-Augen
Bestellanträge von Einkäufern mit 4-Augen Prinzip müssen durch einen Benutzer mit der Rolle „Genehmiger“ freigegeben werden, bevor sie an Lieferanten weitergeleitet werden.  

Genehmiger 
Genehmiger können Bestellanträge freigeben, ablehnen oder zur Nachbearbeitung zurückschicken.  

Rechnungsverwalter  
Rechnungsverwalter können alle Rechnungen, die in Verbindung zu Abrufen über die BBG an die eigene Organisation gestellt wurden, einsehen. Rechnungen können als PDF und strukturierten Datensatz heruntergeladen werden. 

  • Geben Sie die 12-stellige Geschäftszahl ein, um direkt zu dem gesuchten Vertrag zu gelangen. Falls Ihnen die Geschäftszahl nicht bekannt ist, können Sie gerne bei unserem Vertrags- und Qualitätsmanagement (qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at) nachfragen.
  • Im Suchfeld können Sie den Namen eines Lieferanten eingeben, um alle Ausschreibungen/Lose/Produkte dieses Lieferanten anzuzeigen.
  • Sie können auch nach Synonymen suchen. Geben Sie im oberen Suchfeld z.B. „Kugelschreiber rot“ ein, mit Klick auf Enter werden ihnen anschließend nur rote Kugelschreiber angezeigt.
  • Finden sie nicht das passende Produkt? Das heißt nicht, dass es dieses nicht gibt, oftmals decken unsere Verträge mehr ab als Sie im e-Shop finden. Fragen Sie hierzu beim zuständigen Vertragsmanager oder direkt beim Lieferanten nach.
  • Haben Sie ein Beispiel, bei dem die Suche nicht das passende Ergebnis erzielt? Schicken Sie uns gerne ihre Beispiele an katalogmanagement(at)bbg.gv.at und wir sehen uns Ihren Fall genauer an.

  • Sobald die e-Shop-Startseite aufscheint, klicken Sie auf die Lupe in der Suchleiste oder klicken Sie in die leere Suchleiste und drücken die Entertaste.
  • Wenn der Reiter „Verträge/Vereinbarungen” ausgewählt ist (das erkennen Sie daran, dass er orange unterstrichen ist), erscheinen die Vertragskacheln.
  • Klicken Sie anschließend rechts auf „Alle anzeigen“.
  • Sie haben jetzt die Möglichkeit mit der Funktion „Drucken“ die Vertragsliste, für die Sie freigeschalten sind, als Excel zu exportieren.
     

Die Kontaktdaten der Lieferanten sind auf Vertragsebene zu finden. Wählen Sie den entsprechenden Vertrag aus. Nach dem Öffnen werden die Kontaktdaten der Lieferanten angezeigt. In der Vertragskarte finden Sie unter „Weitere Informationen“ nützliche Dateianhänge wie Kundeninformation, Rahmenvereinbarung, Preislisten, Kaskaden usw.

Sie haben die Möglichkeit Produkte, unter den drei Punkten direkt neben dem Produkt, zu Ihrer Favoritenliste hinzuzufügen. Sie können das Produkt auch direkt in der Produktebene über den Button „zu Favoritenliste hinzufügen“ ergänzen. Im erweiterten Menü unter „Meine Listen“ finden Sie Ihre Favoriten.

Achtung: Wenn der Lieferant ein Katalogupdate durchführt und dabei Artikelnummern (Artikel-IDs) ändert, Produkte aus dem Sortiment nimmt oder der Vertrag ausgelaufen ist, können diese für Sie ungültig werden. Infolgedessen sind diese Artikel nicht mehr bestellbar.

Hinweis: Aktuell ist es leider nicht möglich Verträge im e-Shop als Favoriten hinzuzufügen. Konfigurierte Produkte können nur in der Produktebene als konfiguriertes Produkt „zur Favoritenliste hinzugefügt“ werden.

Ja, jeder Lieferant hat die Möglichkeit, seine Angebote im e-Shop als elektronische Bestellvorlage hochzuladen. Dadurch entfällt für Sie als Kunde die Notwendigkeit einer Freitextbestellung. Sie erhalten das vollständige Angebot direkt im e-Shop. Anschließend können Sie es Ihrem Warenkorb hinzufügen und bestellen.

Sie können direkt im e-Shop über die Funktion „Angebot anfragen“ den entsprechenden Leistungsgegenstand anführen und beim Lieferanten um ein Angebot ersuchen.

Hinweis: Der Lieferant kann Ihnen auch ein Angebot anhand der Katalogprodukte im e-Shop zusammenstellen. Ein Angebot aus Katalogprodukten bzw. einer detaillierten Erfassung anstatt eines PDFs ist für Sie übersichtlicher und nachträglich auch mit einzelnen Positionen leichter auswertbar.

Es gibt verschiedene Arten von Adressen, die bei der Bestellung angegeben werden.

  • Lieferadresse
    Falls keine Adresse angezeigt wird, müssen Sie in das Feld klicken, um alle vorhandenen Adressen einzusehen. Durch Klicken auf das "x" werden ebenfalls alle hinterlegten Adressen angezeigt. Sollte die gewünschte Adresse noch nicht vorhanden sein, können Sie diese durch Klicken auf das "+" hinzufügen und dauerhaft abspeichern.
    Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Profil die Lieferadresse als Standardadresse festzulegen. Dadurch wird diese Adresse automatisch im Warenkorb hinterlegt.
  • Rechnungsadresse
    Die Rechnungsadresse wird standardmäßig von der Organisation bezogen und kann von Ihnen nicht eigenständig geändert werden. Wenn mehrere Adressen hinterlegt sind, können Sie diese durch Klicken auf das "x" anzeigen lassen. Sollten Sie eine zusätzliche Rechnungsadresse benötigen, ist die schriftliche Anforderung durch einen Hauptkoordinator erforderlich. Die Adresse wird dann von BBG eingerichtet.
  • Kontaktadresse
    Hier verhält sich das System wie bei der Lieferadresse.

Wenn eine neue Liefer- oder Kontaktadresse angelegt wird, müssen alle Pflichtfelder, die mit einem "*" gekennzeichnet sind, ausgefüllt werden.

Sie haben die Möglichkeit, eine Bestellung entweder vollständig oder teilweise zu stornieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Stornierung nur möglich ist, wenn diese vertraglich zugelassen ist. Sollte ein Storno im e-Shop nicht möglich sein, empfehlen wir Ihnen, sich entweder an den Lieferanten oder unser BBG-Help-Center zu wenden. In den meisten Fällen können Sie dann eine Stornierung beim Lieferanten anfragen. Sobald dieser zustimmt, wird die Stornierung automatisch durchgeführt.

  • Gesamte Bestellung stornieren
    Um eine Bestellung vollständig zu stornieren, wählen Sie die entsprechende Bestellung in der Liste aus und klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf "ALLES STORNIEREN". Anschließend wählen Sie den Grund für die Stornierung und bestätigen Ihre Auswahl. Der Lieferant wird daraufhin unmittelbar über die Stornierung informiert.
  • Teilweise stornieren
    Wenn Sie einzelne Positionen stornieren oder die Bestellmenge reduzieren möchten, wählen Sie zunächst die entsprechende Bestellung aus. Anschließend klicken Sie in der Werkzeugleiste auf "STORNIEREN". In dem sich öffnenden Dialogfeld geben Sie dann die neuen Mengen sowie die jeweilige Begründung ein.
  • Um eine Position gesamt zu stornieren, tragen Sie die Menge „0“ ein
    Auch in diesem Fall wird der Lieferant automatisch informiert.

Teilen Sie uns bitte unter qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at mit, um welchen Lieferanten und welche Geschäftszahl es sich handelt. Wir nehmen mit dem Lieferanten Kontakt auf.

Sie finden oben rechts auf Ihrem Profilbild unter „Profil anzeigen“ die Option "Vertretungen". Hier können Sie die Benutzervertretung aktivieren und das Start- sowie Enddatum und den Grund für die Vertretung eingeben.

Indem Sie auf das naBe-Flag bei Verträgen, Produkten sowie auf weitere Umweltkennzeichen achten. Mehr dazu hier.
Weitere allgemeine Informationen zum naBe-Aktionsplan finden Sie hier.

Neben dem naBe-Logo sind einige Produkte auch mit anderen Umweltzeichen wie beispielsweise dem Österreichischen Umweltzeichen, dem Blauen Engel oder dem Nordic Swan gekennzeichnet.

Diese Umweltzeichen sind für einige Produkte naBe-relevant für andere nicht. Mit Hilfe des naBe-Aktionsplans können Sie überprüfen, ob das jeweilige Produkt mit den angegebenen Umweltkennzeichen naBe-konform ist. Mehr zum Thema Umweltkennzeichnung finden Sie hier.
 

Videos zum e-Shop

Nebenstehend finden Sie Videos, die Ihnen bereits erste Einblicke in die Funktionen und Möglichkeiten des e-Shops bieten. 

 

Der e-Shop: Eine 4-minütige Einführung in Bedienoberfläche und Funktionen
Die Elektronische Bestellvorlage

Unser Helpcenter hat garantiert auf jede Ihrer Fragen eine Antwort.

Auch für technische Probleme finden wir die Lösung.

Unser Helpcenter ist telefonisch unter +43 1 245 700 sowie per E-Mail an office(at)bbg.gv.at für Sie erreichbar!

Mo.-Do.: 07:30-17:00 Uhr
Fr.: 07:30-15:00 Uhr

Alternativ können Sie natürlich auch unser Anfrage-Tool im BBG-Portal nützen. So landet Ihre Anfrage direkt beim richtigen Ansprechpartner.

Ihre Referentinnen

 

  
Selma Jahic
Katalog- und Contentmanagerin
 

 

  
Sophia Carniel-Ortiz
Katalog- und Contentmanagerin
 

 

Ihr Beratungsteam

 

 
Das Vertrags- und Qualitätsmanagement der BBG hilft Ihnen gerne!
 qualitaetsmanagement(at)bbg.gv.at

 

Andreas Kotzian

 
Das Kundenmanagement der BBG berät Sie gerne!

 vertrieb(at)bbg.gv.at

 

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