FAQ - Häufig gestellte Fragen

Über das BBG-Portal stellen wir unseren Kunden und Lieferanten einen zentralen Zugangspunkt zur Verfügung, über den alle BBG-Services mit einer einmaligen Anmeldung genutzt werden können. Sie können Ihre Daten daher zentral an einer Stelle verwalten.
Über das BBG-Portal können Sie Ihre Berechtigungen für den e-Shop der BBG sowie das e-Reise-Tool beantragen und verwalten. Auch der Einstieg in die Anwendungen ist zentral über das BBG-Portal möglich. 
 

Hinweis: Grundsätzlich können sich sowohl Kunden als auch Lieferanten auf dem BBG-Portal registrieren. Der Registrierungsvorgang ist für beide gleich. Die verfügbaren Dienste nach der Registrierung unterscheiden sich jedoch. Die folgende Beschreibung konzentriert sich hauptsächlich auf die Registrierung und Nutzung durch Kunden. Sollten Sie für ein Lieferantenunternehmen tätig sein und hier nicht die benötigten Informationen finden, kontaktieren Sie bitte unser Helpcenter. 

Anleitung für die Registrierung auf dem BBG-Portal:

• Bitte klicken Sie im Portal auf das „Login-Symbol“ in der Statusleiste rechts oben. 
• Klicken Sie auf „Ich bin neu hier“ und füllen die Pflichtfelder aus. 
• Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail. 
• Bitte folgen Sie dem Link in dieser E-Mail, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. 
   
• Erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse durch Anklicken des Links ist eine Anmeldung im Portal möglich. Für den Gebrauch der Anwendungen am BBG Portal müssen Sie anschließend noch auf die Bestätigung Ihrer Registrierung durch die BBG warten. Dieser Prozess wird werktags innerhalb von 30 Minuten abgewickelt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie sich telefonisch an das Helpcenter der BBG wenden. 
   

Persönliche Angaben – Warum muss ich diese Daten angeben?
Es ist sehr wichtig, dass Sie die Daten gewissenhaft, vollständig und korrekt eingeben. Nur so ist sichergestellt, dass nur der berechtigte Personenkreis die jeweiligen Dienstleistungen der BBG in Anspruch nehmen kann.

Organisationsdaten
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Organisationseinheit ausgewählt haben, und überprüfen Sie die Daten sorgfältig. Diese Daten werden zum Beispiel beim Absenden von Bestellungen verwendet. Wenn die Daten nicht korrekt sind, kontaktieren Sie bitte die BBG.

Meine Organisation scheint nicht auf.
Klicken Sie im Organisationsauswahl-Fenster rechts unten auf „NEUE ORGANISATION“ und füllen Sie die Pflichtfelder aus. 
Wenn Sie keine der bei der BBG registrierten Organisationen ausgewählt haben, bedenken Sie bitte, dass nur registrierte Organisationen Zugriff auf Anwendungen wie den e-Shop oder e-Reisen haben. Dazu muss Ihre Organisation entweder Kunde der BBG oder Lieferant der BBG werden.
Bitte kontaktieren Sie die BBG, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Organisation bereits hinterlegt sein sollte bzw. dass Ihre Organisation bereits registriert sein sollte.

Ich bin für mehrere Organisationen tätig. Wie gehe ich vor?
Bitte registrieren Sie sich für die Organisation, für die Sie die Dienstleistungen der BBG am häufigsten in Anspruch nehmen werden. Sollten Sie für weitere Organisationen tätig sein und einen Zugang zum BBG-Portal benötigen, müssen Sie einen weiteren Rechteantrag im BBG-Portal stellen. 

Benutzername & Passwort
Warum wird mein Benutzername nicht akzeptiert?
Ihr Benutzername muss mindestens 8 Zeichen lang sein und darf keine Leerzeichen und Umlaute enthalten. Wir empfehlen Ihnen, einen Benutzernamen zu wählen, der nur Ihnen bekannt ist.

Warum muss das Passwort so komplex sein?
Über die Anwendungen der BBG können Bestellungen getätigt und Reisen gebucht werden – also rechtsverbindliche Verträge abschließen. Es ist daher von großer Wichtigkeit, dass nur Sie persönlich auf die Anwendungen zugreifen können.

Registrierung für eine andere Person durchführen
Wozu dient die Funktion "Ich führe die Registrierung im Namen einer anderen Person durch."?
Bei manchen unserer Kunden führt eine Person die Registrierung für alle Kolleginnen und Kollegen durch. Sie können auf diese Weise die Registrierung etwa für Ihren Vorgesetzten durchführen.

Nutzungsbedingungen
Die Nutzungsbedingungen beziehen sich auf das BBG-Portal und alle damit verbundenen Anwendungen. Sie müssen ihnen einmalig zustimmen.

E-Mail-Validierung/Abschluss der Registrierung
Einige Minuten nach dem Klick auf "Registrieren" erhalten Sie eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Bitte öffnen Sie den darin enthaltenen Link, um die Richtigkeit Ihrer E-Mail-Adresse zu bestätigen. Wenn Sie die E-Mail nicht innerhalb einer Stunde erhalten haben, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Sollte die E-Mail auch dort nicht zu finden sein, kontaktieren Sie bitte die BBG.

Wichtig: Ihre Registrierung ist erst abgeschlossen, nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse erfolgreich validiert haben und Ihre Registrierung von Seiten der BBG bestätigt wurde. Die Bestätigung durch die BBG erfolgt werktags innerhalb von 30 Minuten nach Abschluss der Registrierung. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie sich telefonisch an das Helpcenter der BBG wenden.

Nach Abschluss der Registrierung können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten am BBG-Portal anmelden und den Zugriff auf eine der BBG-Anwendungen wie den e-Shop beantragen, sofern Ihre Organisation dafür berechtigt ist.

Wenn die Anwendung nicht aufscheint, für die Sie Rechte beantragen möchten, kontaktieren Sie bitte die BBG.
 

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie jederzeit ein neues generieren. Öffnen Sie dazu den Link "Passwort vergessen?" auf der Login-Seite. Nach der Eingabe Ihres Benutzernamens wird Ihnen ein Link zugesandt, über den Sie Ihr Passwort ändern können.
Falls Ihr Benutzerkonto aufgrund mehrmaliger falscher Passwort-Eingabe gesperrt wurde, können Sie die Sperre des Benutzerkontos über die Funktion "Passwort vergessen" wieder aufheben.

Wie bzw. wo kann ich meine Stammdaten ändern?

• Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an.
• Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen. 
• Wählen Sie die Funktion „Stammdaten ändern“ aus.
• Nun können Sie die gewünschten Änderungen durchführen.
   

Durch die Registrierung auf dem BBG-Portal erfolgt keine automatische Freischaltung für den e-Shop und die e-Reisen.
Um den e-Shop/e-Reisen cytric nutzen zu können, müssen Sie hierfür den Zugriff im BBG-Portal beantragen.
 

• Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an und klicken Sie auf „APPS“. 
• Klicken Sie neben der Anwendung e-Shop/e-Reisen cytric auf „Recht beantragen“. Achtung: Ihnen werden nur Anwendungen angezeigt, zu denen Ihre Organisation berechtigt ist.
• Wählen Sie bitte eine Rolle aus.
• Bitte wählen Sie im Zuge eines e-Shop-Rechteantrags die gewünschten Produktfamilien aus.
• Ein Antraggenehmiger in Ihrer Organisation muss ausgewählt werden (bzw. ist automatisch hinterlegt).
• Bitte beenden Sie den Vorgang mit „Rechteantrag absenden“.
• Nach erfolgreicher Genehmigung durch Ihren Antraggenehmiger können Sie aus dem Portal in den e-Shop/e-Reisen cytric einsteigen. 
   

• Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an.
• Klicken Sie neben der jeweiligen Anwendung auf „Recht bearbeiten“.
• Klicken Sie auf der Übersichtliste der Rechteanträge erneut bei der jeweiligen Anwendung auf „Recht bearbeiten“.
• Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 
• Ein Antragsgenehmiger muss ausgewählt werden (ist automatisch hinterlegt).
• Bitte beenden Sie den Vorgang mit „Rechtantrag absenden“.

Nach erfolgter Genehmigung durch den von Ihnen gewählten Antraggenehmiger können Sie mit den geänderten Rechten in den e-Shop/in e-Reisen cytric einsteigen.
 

So beantragen Sie Rechte für eine weitere Organisation:

• Melden Sie sich mit Benutzernamen und Passwort an und klicken auf „APPS“.
• Klicken Sie neben der Applikation e-Shop auf „Recht bearbeiten“ und stellen Sie einen weiteren
• Rechteantrag und wählen Sie hierbei bei der Organisationsauswahl Ihre zweite Organisationseinheit.

Nach Abschluss des Rechteantrags können Sie direkt im e-Shop auswählen, für welche Organisation Sie bestellen wollen. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf das Avatar- oder Profilbild-Symbol in der oberen rechten Ecke des e-Shops, um Ihr Profil zu öffnen.
• Innerhalb Ihres Profils finden Sie eine Option zum Wechseln der Organisation oder Ihrer Rolle im e-Shop. Dies ist durch ein Symbol mit Wechsel-Pfeilen gekennzeichnet.
• Klicken Sie auf die Wechselpfeile und wählen Sie die gewünschte Organisation oder die gewünschte Rolle aus.
• Nachdem Sie die Organisation oder die Rolle ausgewählt haben, können Sie nun Bestellungen für diese durchführen.
   

Der e-Shop kann mit seinem Berechtigungskonzept sehr komplexe Beschaffungsprozesse abbilden. In vielen Organisationseinheiten gibt es die Rollen "Anforderer" und "Einkäufer 4-Augen-Prinzip". Anforderer können lediglich Einkaufsanträge stellen und müssen diese dann einem Einkäufer zur Bestellung freigeben. Die Berechtigungen für diese Rollen werden von einer von Ihnen bestimmten Person, die als "Antraggenehmiger" fungiert, verwaltet. Die BBG berät Sie gerne, wie Sie die Beschaffung in Ihrer Organisation mit Hilfe des e-Shops am besten abwickeln können. 

Warum kann ich nicht alle Produktfamilien im e-Shop sehen?
Die Produkte und Dienstleistungen, die Sie über die BBG beschaffen können, sind in zwölf Produktfamilien zusammengefasst. Wenn Sie nur bestimmte Produkte aus dem Portfolio der BBG beschaffen möchten oder dürfen, wählen Sie bei der Registrierung für den e-Shop nur die entsprechenden Produktfamilien aus.
Bitte überprüfen Sie im BBG-Portal, ob für alle gewünschten Produktfamilien die entsprechende Berechtigung vorhanden ist bzw. von Ihnen beantragt wurde. Auch Einschränkungen auf bestimmte Beschaffungsgruppen und Kataloge sind möglich. Bitte wenden Sie sich dafür an die BBG.

Warum kann ich nicht alle Verträge in den freigeschalteten Produktfamilien sehen?
Manche Verträge im e-Shop sind bestimmten Regionen in Österreich zugewiesen und stehen nicht bundesweit zur Verfügung. Ein Beispiel für die Sinnhaftigkeit dieser regionalen Gliederung ist die Bestellung von Backwaren. Dank dieser Gliederung werden einer Schule in Salzburg im e-Shop etwa keine Verträge von Bäckereien aus Wien angezeigt. So finden Sie im e-Shop ausschließlich Verträge, die Ihnen auch zum Abruf zur Verfügung stehen.

Damit dieses System funktioniert, müssen Sie bei der Registrierung die Region bzw. die Regionen wählen, für die Sie einkaufen möchten. Standardmäßig ist immer jene Region hinterlegt, die dem Standort Ihrer Organisation entspricht.
 

Kunden können ihre Verträge/Vereinbarungen im e-Shop der BBG hinterlegen und somit über den e-Shop Bestellungen und die entsprechenden Kerndatenmeldungen abwickeln. Bei Interesse können Sie sich an e-procurement(at)bbg.gv.at wenden.

Kerndaten werden in Österreich für diverse vergaberechtlich vorgeschriebene Publikationen der Auftraggeber verwendet. Anders als etwa beim Amtsblatt der EU werden die Kerndaten nicht auf einem zentralen Portal gespeichert, sondern jeder Auftraggeber muss die Daten selbst öffentlich verfügbar halten. Unter anderem sind auch Abrufe aus Rahmenvereinbarungen unter gewissen Voraussetzungen mittels Kerndaten bekannt zu geben. Sofern ein Abruf mittels e-Shop-Bestellung erfolgt, kann die entsprechende Kerndatenmeldung direkt im e-Shop erstellt werden. 

Hinweis: Schließt der Kunde eigene Verträge/Vereinbarungen ab, bietet die BBG die Möglichkeit, diese ebenfalls im e-Shop zu verwalten. Dabei können Kunden ihre Verträge/Vereinbarungen im e-Shop der BBG hinterlegen und somit daraus genauso die Bestellungen und die entsprechenden Kerndatenmeldungen abwickeln. Bei Interesse möge sich der Kunde an e-procurement(at)bbg.gv.at wenden.
Andere Kerndatenmeldungen (etwa die Bekanntmachung von Ausschreibungen) sind über den e-Shop nicht möglich.
 

Nein. Ob eine Kerndatenmeldung durchgeführt werden muss, richtet sich nach den jeweils anwendbaren vergaberechtlichen Bestimmungen und hängt insbesondere von der abrufenden Stelle und dem Abrufwert ab. Der Auftraggeber ist aber nie verpflichtet, für eine solche Meldung den e-Shop zu nutzen, sondern kann auch andere Plattformen nutzen.

Sie finden die Beschreibung in unserer Infografik.

Nach § 4 BB-GmbH-Gesetz sind Dienststellen des Bundes grundsätzlich verpflichtet, die bestehenden Vereinbarungen der BBG zu nutzen. Wird ausnahmsweise eine Vergabe außerhalb dieser Vereinbarungen durchgeführt, ist diese Ausnahme unter Beschreibung der Vergabe und der Gründe für die Ausnahme zu melden. Diese §-4-Meldung erfolgt direkt über das BBG-Portal. 

1. Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an.
2. Unter dem Punkt „BESCHAFFUNG“ finden Sie den Button "§ 4 Meldung".
3. Bitte füllen Sie das für § 4 Meldungen vorgesehene Formular vollständig aus und klicken Sie anschließend auf "Abschicken".
    

Was sollten Sie beim Buchen über e-Reisen beachten?
Unser Partner Travelport hat ein kurzes Erklärvideo erstellt, das Ihnen die Funktionen von cytric übersichtlich erklärt. Machen Sie sich so mit der Benutzeroberfläche vertraut.  

Wie kann ich einen Flug buchen? Wo bekomme ich Unterstützung? 
Führen Sie die Buchung schnell und einfach über unser Online-Booking-Tool durch. Auf unserer Website finden Sie rechts oben einen Button, mit dem Sie direkt zum Online-Booking-Tool kommen.
Bei Fragen zu Ihrer Buchung wenden Sie sich bitte an Business Travel Unlimited (onlinesupport(at)btu.at).

Ihr Flug wurde storniert oder fällt aus? 
Für Supportanfragen steht Ihnen Business Travel Unlimited zur Verfügung (Tel.: +43 1 51 65 14-0, onlinesupport(at)btu.at).

Wie kann ich einen Flughafentransfer bestellen?
Sie können direkt beim Anbieter über unsere Direktvergabeplattform „Flughafentransfer“ buchen. Bei kurzfristigen Buchungen (innerhalb von 24 Stunden) reservieren Sie am besten telefonisch. Wir empfehlen Ihnen, die Anreise so zu planen, dass Sie circa 90 Minuten vor Abflug am Flughafen sind.  

Wie erfolgt die Abholung am Flughafen? Gehen Sie einfach direkt zum Schalter des von Ihnen beauftragten Dienstleisters. Der nächste freie Fahrer fährt Sie zum gewünschten Ziel.
Wie kann ich bezahlen? Sie können bar zahlen sowie mit Kredit- oder Wertkarte. Sie erhalten eine Bestätigung bzw. einen Beleg vom Fahrer für Ihre Buchhaltung.

Wo finde ich eine Übersicht über buchbare Hotels?
Auf unsere Direktvergabeplattform „Nächtigungen in Hotels“ finden Sie alle Hotels. Bei Fragen zu Ihrer Buchung wenden Sie sich an das Verkehrsbüro (onlinesupport(at)verkehrsbuero.at).

Wie kann ich meine Buchungen über e-Reisen cytric mit Kreditkarte bezahlen?
Damit Sie Ihre Kreditkarten verwalten können, übermitteln Sie bitte eine E-Mail an onlinesupport@btu.at. Die BTU schaltet Ihnen nach Prüfung Ihrer Berechtigung die nötige Anwendung im BBG-Portal frei.
Für Fragen zur Kreditkartenverwaltung wenden Sie sich bitte an die BTU:
BTU Business Travel Unlimited Reisebüro GmbH
onlinesupport(at)btu.at 
Tel. +43 1 51 65 14-0
 

Auf Basis des Bundesvergabegesetzes 2018 (BVergG 2018) werden von der BBG Vergabeverfahren durchgeführt. Im Schnitt veröffentlicht die BBG alle zwei Tage eine Ausschreibung. 

Alle aktuellen Ausschreibungen der BBG finden Sie auf unserer Ausschreibungsliste unter “Ausschreibungen”. Unsere Ausschreibungsunterlagen können Sie unter eVergabe.at kostenlos downloaden. Wenn Sie als Bieter ein Angebot legen möchten, müssen Sie sich auf der Plattform für die Teilnahme am Verfahren registrieren.

Ab dem Zeitpunkt der erfolgten Bekanntmachung darf die BBG Fragen gemäß § 48 BvergG 2018 auch nur mittels der genutzten elektronischen Vergabeplattform (evergabe.at) beantworten. Durch diesen transparenten und nachvollziehbaren Informationsaustausch ist ein fairer Wettbewerb gewährleistet. Neben der Einhaltung dieser gesetzlichen Verpflichtung zum Schutz der Vertraulichkeit seitens der BBG ist darüber hinaus auch sichergestellt, dass alle Bieter ihre Angebote auf Basis der gleichen Ausschreibungsunterlage legen können.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite unter dem Menüpunkt „Neu hier?“ 

In der Erfüllung von Aufträgen der öffentlichen Hand liegt für Unternehmer nicht nur großes Potential, sondern auch eine große Verantwortung. In den jeweiligen Ausschreibungsunterlagen wird deshalb sehr genau festgelegt, welche Anforderungen wir an unsere Bieter stellen. Manchmal bedarf es zur Erfüllung ebendieser Anforderungen aus verschiedensten Gründen Unterstützung in Form eines Subunternehmers. Hier finden Sie Antworten zu den häufig gestellten Fragen im Zusammenhang mit Subunternehmen:

Wann müssen Subunternehmer genannt werden?
Ob Subauftragnehmer bekanntgegeben werden müssen, ist in den Ausschreibungsunterlagen definiert. Ob und wie eine nachträgliche – sprich während der Vertragslaufzeit erforderliche – Nachnennung von Subunternehmern erfolgen darf, ist (in der Regel) in der jeweiligen Rahmenvereinbarung bzw. im jeweiligen Rahmenvertrag unter dem Punkt „Sonstige Pflichten des Auftragnehmers“ geregelt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Bietergemeinschaft und einem Subunternehmer?
Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmer. Es wird ein gemeinsames Angebot abgegeben und alle Unternehmer in der Bietergemeinschaft werden daher gemeinsam Vertragspartner des Auftraggebers und haften gleichermaßen für die Erfüllung des Auftrages. Ein Subunternehmer hat dahingegen kein direktes Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber, sondern nur mit dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer haftet in diesem Fall auch für die Leistung des Subunternehmers als „Erfüllungsgehilfe“.
 

Wie kann ein Subunternehmer nachgenannt werden?
Sofern in der zugrundeliegenden Rahmenvereinbarung oder im zugrundeliegenden Rahmenvertrag eine nachträgliche Bekanntgabe eines Subunternehmers nicht ausgeschlossen wurde, ist im Falle einer Nachnennung direkt Kontakt mit der BBG oder, wenn es sich nur um einen konkreten Abruf handelt, mit dem Auftragnehmer aufzunehmen. Sie erhalten anschließend alle notwendigen Formblätter per E-Mail. Eine entsprechende Bearbeitung kann nur dann erfolgen, wenn sämtliche Formblätter vollständig befüllt übermittelt werden.

Die BBG-Chargen sollen direkt an den Subunternehmer verrechnet werden – geht das?
Nein. Die Chargen werden immer an den Hauptauftragnehmer verrechnet. Eine Weiterverrechnung im Innenverhältnis obliegt der Abstimmung zwischen Hauptauftragnehmer und Subunternehmer.

Können Subunternehmer Bestellungen annehmen und Rechnungen legen?
Im Zuge der Subunternehmernennung wird abgefragt, wer – sprich der Hauptauftragnehmer oder der Subunternehmer – im System die Bestellungen annehmen und die Rechnungen legen darf. Gewählt werden kann zwischen folgenden Optionen:

• Nur Hauptauftragnehmer
• Nur Subunternehmer
• Hauptauftragnehmer UND Subunternehmer

Dürfen Subunternehmer am Vertragsübergabegespräch teilnehmen?
Grundsätzlich ist eine Teilnahme von Subunternehmern am Vertragsübergabegespräch nicht vorgesehen. Gerne bieten wir aber kostenlose persönliche Schulungen für Sie und Ihre Subunternehmer an.

Mehr Informationen finden Sie in unserem "Merkblatt Subunternehmer".
 

Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an. Unter dem Punkt „Services“ finden Sie den Button „Veranstaltungsanmeldung“. Bitte wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und führen Sie die Online-Anmeldung durch. 
Alternativ können Sie sich auch direkt über die BBG-Website unter “Veranstaltungen” anmelden.
 

So erstellen Sie eine Anfrage:

• Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an.
• Unter dem Punkt „Services“ finden Sie den Button "Anfrage“.
• Bitte füllen Sie das für Anfragen vorgesehene Formular vollständig aus und klicken Sie anschließend auf "Absenden".

So können Sie den Status Ihrer Anfrage überprüfen:

• Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im BBG-Portal an.
• Unter dem Punkt „Services“ finden Sie den Button "Anfrage“.
• Links im Menü finden Sie „Alle Anfragen“. Sobald Sie daraufklicken, sehen Sie all Ihre Anfragen mit Bearbeitungsstatus. Auch abgeschlossene Anfragen bleiben ein Jahr einsehbar.