Begriffserklärungen

Mit unseren Begriffserklärungen stellen wir Ihnen ein umfangreiches Nachschlagewerk rund um das Thema Beschaffung bereit. Hier finden Sie viele Erläuterungen zum Vergaberecht von A wie Abschluss des Verfahrens bis Z wie Zuschlag.

Einige Erklärungen bzw. Begriffsbestimmungen haben wir aus den entsprechenden Begriffsbestimmungen des Bundesvergabegesetz 2018 entnommen.

 

Offizielles Ende des Vergabeverfahrens, verbindliche Erklärung zur Annahme eines Angebots zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Die Angebotsfrist bestimmt den Zeitraum zwischen der Ausschreibung und dem spätest möglichen Termin für die Abgabe der Angebote. Dabei ist die Dauer der Frist – je nach Verfahrensart – unterschiedlich. Die Angebotsfrist ist eine materielle Frist, was bedeutet, dass die Tage des Postenlaufes einzuberechnen sind und Angebote bzw. Schriftstücke vor Ablauf der Frist eingehen müssen.

Auftraggeber (öffentlicher Auftraggeber oder Sektorenauftraggeber) ist jeder Rechtsträger, der einen Auftragnehmer vertraglich beauftragt, Leistungen gegen Entgelt zu erbringen bzw. der die Absicht hat, dies zu tun.

Jeder Unternehmer, mit dem vertraglich vereinbart wird, für den Auftraggeber eine Leistung gegen Entgelt zu erbringen

Ein Teil der staatlichen Leistungserstellung wird auf private Rechtsträger übertragen. Beispiele für Ausgliederungen sind die Universitäten, das Arbeitsmarktservice (AMS), die Museen, die Statistik Austria oder die Buchhaltungsagentur.

Das ausgeschriebene Portfolio beinhaltet angebotene Leistungen der BBG, welche durch Rahmenvereinbarungen und Verträge zur Verfügung gestellt werden und für welche daher folgendes gilt:

  • Sie beziehen sich auf einen abgeschlossenen Wettbewerb.
  • Sie basieren auf einem Vergabeverfahren nach dem Bundesvergabegesetz.
  • Sie können vergaberechtssicher abgerufen werden.

Nähere Informationen zu den jeweiligen Konditionen finden Sie in der Kundeninformation sowie in den Unterlagen zum jeweiligen Verfahren. Darüber hinaus steht Ihnen das Helpcenter der BBG gerne für Fragen zur Verfügung.
 

Mit den Ausschreibungsunterlagen informiert der öffentliche Auftraggeber über die technischen, kaufmännischen und rechtlichen Bedingungen der von ihr bzw. ihm benötigten Leistungen.

Vom Auftraggeber in der Reihenfolge ihrer Bedeutung festgelegte, objektive, nichtdiskriminierende, mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehende und zu diesem verhältnismäßige unternehmerbezogene Kriterien, nach welchen die Qualität der Bewerber beurteilt wird. Nach diesen Kriterien erfolgt die Auswahl im nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung, im Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, bei Innovationspartnerschaften, bei nicht offenen Wettbewerben oder im wettbewerblichen Dialog.

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Bundes für IT-Dienstleistungen können Sie hier downloaden:

Die Bedarfsabfrage wird bei bereits laufenden Rahmenvereinbarungen bzw. bereits laufenden Verträgen eingesetzt. Abrufberechtigte Kunden werden per Mail oder telefonisch kontaktiert, um abzuklären, wie deren voraussichtliche Vertragsnutzung aussehen wird. Dieser Austausch ist wichtig, um vorzeitige Volumensausschöpfungen vorherzusehen und gegebenenfalls rechtzeitig eine Folgeausschreibung beginnen zu können.

Im Zuge einer Bedarfserhebung ermittelt die BBG, wie die derzeitige Bedarfslage zu einem Beschaffungsthema aussieht. Die Kunden der BBG erhalten ein Tabellenformular, in welchem sie uns ihre Leistungsanforderungen sowie Bedarfsmengen nennen. Gemeldete Kundenbedarfe werden bestmöglich in der Ausschreibungsgestaltung berücksichtigt. Den Bedarf der Kunden zu kennen bedeutet auch optimale Folgeausschreibungen und Neuverfahren im Sinne von Preis, Qualität und Vergaberechtssicherheit durchführen zu können. Schicken Sie einfach ein E-Mail an bedarfserhebung(at)bbg.gv.at und wir nehmen Sie in den Verteiler auf.

Im Rahmen einer Bedarfserkundung erfragt die BBG bei ihren Kunden, ob es Bedarfe an einer bereits spezifizierten Lösung gibt und in welchem Ausmaß der Bedarf gegeben ist. Unsere Kunden werden per Mail oder telefonisch kontaktiert, sodass die BBG auch diese Bedarfe berücksichtigen kann. Bedarfserkundungen tragen maßgeblich dazu bei, Folgeausschreibungen als auch Neuverfahren kundenorientiert durchführen zu können.

Das Bestbieterprinzip betrachtet nicht den Preis als einziges ausschlaggebendes Kriterium, sondern steht für die Ermittlung des technisch- und wirtschaftlich günstigsten Angebotes. Daher werden bei einem Bestbieterverfahren beispielsweise neben dem Preis auch ökologische- und qualitative Kriterien herangezogen. Das Billigstbieterprinzip hingegen sieht die Vergabe aufgrund des wirtschaftlich günstigsten Preises vor.

Beurteilungskriterien sind vom Auftraggeber festgelegte und der Wichtigkeit nach gereihte Kriterien. Anhand dieser Kriterien trifft das Preisgericht bei Wettbewerben seine Entscheidungen.

Unternehmer, der sich an einem Vergabeverfahren beteiligen will und einen Teilnahmeantrag gestellt oder eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhalten hat.

Unternehmer, der ein Angebot übermittelt hat.

Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmer zum Zweck der Übermittlung eines gemeinsamen Angebotes.

Rechtlicher Rahmen für öffentliche Vergaben. Erfahren Sie mehr zum Vergaberecht.

Ordnungsrahmen der Unternehmensführung

Ein dynamisches Beschaffungssystem (DBS) ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale den Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers genügen. Im Rahmen dessen wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Alle geeigneten Unternehmerinnen bzw. Unternehmer sind während seiner Gültigkeitsdauer zur Teilnahme am System zuzulassen. Ein dynamisches Beschaffungssystem kann in Kategorien von Waren, Bauleistungen oder Dienstleistungen untergliedert werden, die anhand von Merkmalen der vorgesehenen Beschaffung in der betreffenden Kategorie sachlich definiert werden.

Dienstleistungsaufträge sind Aufträge, bei denen Dienstleistungen erbracht werden. Für die Vergabe von besonderen Dienstleistungsaufträgen (gemäß Anhang XVI) und für die Vergabe von Dienstleistungsaufträgen über öffentliche Personenverkehrsdienste (auf der Schiene oder per Untergrundbahn) gelten die Bestimmungen des Vergabeverfahrens nur eingeschränkt (siehe § 151 BVergG 2018). Zum Beispiel auch bei geistigen Dienstleistungen können die strengen Vorgaben an die Vergleichbarkeit von Angeboten nicht erfüllt werden. Ihr wesentlicher Inhalt besteht in der Lösung einer Aufgabenstellung durch Erbringung geistiger Arbeit. Zwar ist bei solchen Leistungen eine Ziel oder Aufgabenbeschreibung möglich, nicht jedoch eine vorherige eindeutige und vollständige Beschreibung der Leistung (z.B. Forschung und Entwicklung, Unternehmensberatung, Architektur und sonstige technische Beratung und Planung).

Formfreie, unmittelbare Vergabe eines Auftrags an einen ausgewählten Unternehmer

Deutsch: elektronische Beschaffung. Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet sowie andere elektronische Informations- und Kommunikationssysteme inkl. der Abbildung von Bestellabläufen

Erklärung, dass eine Einrichtung als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des Bundesvergabegesetzes gilt

Vom Auftraggeber festgelegte, nichtdiskriminierende, mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehende und zu diesem verhältnismäßige Mindestanforderungen betreffend die Befugnis, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit (Eignung) an den Bewerber oder Bieter

Die Elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Nähere Informationen zur E-Rechnung finden Sie hier.

Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann. In der Regel handelt es sich bei den elektronischen Informationen um elektronische Dokumente. Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten.

Quelle

Steht für Enterprise Resource Planning, also Geschäftsressourcenplanung. Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendung (oder eine Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungssoftware- bzw. IT-Systeme), die zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt wird.

Dienstleistungen, die nicht zwingend zum gleichen Ergebnis führen, weil ihr wesentlicher Inhalt in der Lösung einer Aufgabenstellung durch Erbringung geistiger Arbeit besteht. Für derartige Leistungen ist ihrer Art nach zwar eine Ziel- oder Aufgabenbeschreibung, nicht jedoch eine vorherige eindeutige und vollständige Beschreibung der Leistung (konstruktive Leistungsbeschreibung) möglich.

Vereinfacht gesagt handelt es sich bei diesen Dienstleistungen um geistige Arbeiten, die nicht so hinreichend exakt beschrieben werden können, dass sie im offenen oder nicht offenen Verfahren vergeben werden können. Daher sind Verhandlungen mit den Bietern unbedingt notwendig. Diese sind aber nur im Verhandlungsverfahren zulässig.

Als Grundsatzvereinbarung wird eine schriftliche Erklärung bezeichnet, die das Interesse, der Vertragspartner, an der Verhandlung oder der Durchführung einer bestimmten Transaktion oder eines Vertrages bekundet. Ein Muster der Grundsatzvereinbarung der BBG finden Sie hier.

Ein Dokument, ein Zeugnis oder eine Bescheinigung zur Bestätigung, dass ein Bauwerk, eine Ware, eine Dienstleistung, ein Prozess oder ein Verfahren bestimmte Anforderungen (Gütezeichen-Anforderungen) erfüllt

 „Innovation“ ist die Realisierung von neuen oder deutlich verbesserten Waren, Dienstleistungen oder Verfahren, einschließlich - aber nicht beschränkt auf - Produktions-, Bau- oder Konstruktionsverfahren, eine neue Vermarktungsmethode oder ein neues Organisationsverfahren in Bezug auf Geschäftspraxis, Abläufe am Arbeitsplatz oder externe Beziehungen, u. a. mit dem Ziel, zur Bewältigung gesellschaftlicher Herausforderungen beizutragen oder die Strategie Europa 2020 für intelligentes, nachhaltiges und integratives Wachstum zu unterstützen.

Quelle

Die Innovationspartnerschaft ist ein spezielles Vergabeverfahren zur Entwicklung innovativer, noch nicht auf dem Markt verfügbarer Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen.

Mit der innovationsfördernden öffentlichen Beschaffung (IÖB) setzt die Republik Österreich auf einen nachfrageorientierten Maßnahmenmix. Ziel ist, jenen Anteil des öffentlichen Beschaffungsvolumens zu erhöhen, der für Innovationen eingesetzt wird. Durch diese Maßnahmen setzt die Republik Österreich Modernisierungsimpulse um die öffentliche Verwaltung effizienter, serviceorientierter und bürgernäher zu gestalten. Zusätzlich fördert man durch diese Art von Beschaffungen innovative Unternehmen und den Wirtschaftsstandort. Die IÖB-Servicestelle ist eine Initiative des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort sowie des Bundesministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Energie, Mobilität, Innovation und Technologie in Kooperation mit der BBG.

Folgende Definition wird von der EU Kommission angeführt:

  • Mittlere Unternehmen: <250 Mitarbeiter, ≤ EUR 50 Mio Umsatz oder  ≤ EUR 43 Mio Bilanzsumme
  • Klein-Unternehmen:     < 50 Mitarbeiter, ≤ EUR 10 Mio Umsatz oder  ≤ EUR 10 Mio Bilanzsumme
  • Kleinst-Unternehmen:  < 10 Mitarbeiter, ≤ EUR   3 Mio Umsatz oder  ≤ EUR   3 Mio Bilanzsummer

Jedoch warum sind KMU so relevant? Nahezu 99,8% aller Unternehmen in Europa sind KMU die mit mehr als 55% zur Wertschöpfung beitragen.

Quelle

Alle aufeinander folgenden oder miteinander verbundenen Stadien während der Lebensdauer einer Ware oder eines Bauwerkes oder während der Erbringung einer Dienstleistung, angefangen von der Beschaffung der Rohstoffe oder der Erzeugung von Ressourcen bis hin zu Entsorgung, Aufräumarbeiten und Beendigung der Dienstleistung oder Nutzung; einschließlich der durchzuführenden Forschung und Entwicklung, der Produktion, des Handels und der damit verbundenen Bedingungen, des Transportes, der Nutzung und Wartung etc.

Bei Lieferaufträgen liefern Unternehmerinnen bzw. Unternehmer dem Auftraggeber Waren.

Ein Marktplatz bildet mittels Direktvergabeplattform (DVP) Kundenbedarfe ab, welche aufgrund einer fehlenden Gesamtnachfrage nicht per Vergabefahren im ausgeschriebenen Portfolio abgedeckt sind. Demnach ist bei einem Marktplatz kein Vergabeverfahren gemäß Bundesvergabegesetz vorangegangen. Auf einem Marktplatz werden Kataloge von mehreren Lieferanten parallel abgebildet, um Produkt- und Preisvergleiche und dadurch eine größere Produktauswahl für den Kunden zu ermöglichen. Weitere Vorteile liegen in der Effizienzsteigerung bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien mit niedrigen Einheitspreisen, einem einheitlichen Bestellablauf und der Rechnungsstellung über die E-Rechnung-Schnittstelle.
 

Der Aktionsplan für nachhaltige Beschaffung liegt unter Federführung des Bundesministeriums für Nachhaltigkeit und Tourismus (BMNT). Er wendet sich an alle Auftraggeber und Auftraggeberinnen die dem Bundesvergaberecht unterliegen. Der Aktionsplan wurde gemeinsam mit öffentlichen Auftragsverantwortlichen aus Bund, Ländern und Gemeinden, öffentlichen Einrichtungen und den Sektorenauftraggebern erarbeitet und wird laufend weiterentwickelt. Laut dem Aktionsplan haben öffentliche Beschaffende eine Vorbildfunktion und sind angehalten Beiträge zum Klimaschutz zu leisten.

Beitrag der BBG:

Die BBG wird im naBe-Aktionsplan als Schlüsselpartner definiert und es ist die Aufgabe der BBG die naBe-Kriterien im Rahmen des Aktionsplans gemeinsam mit dem BMNT und anderen Stakeholdern auszugestalten, weiterzuentwickeln und umzusetzen.

  • naBe-Kriterien werden im Dialog mit Experten der BBG und des BMNT sowie weiteren Stakeholdern (BMVIT, Umweltbundesamt, Lieferanten etc.) erarbeitet (aktuell läuft Revisionsprozess)
  • naBe-Kriterien in den 16* betroffenen Beschaffungsgruppen sind in Ausschreibungen der BBG verpflichtend
  • naBe-konform beschaffte Produkte/Dienstleistungen sind im e-Shop der BBG durch das naBe-Logo gekennzeichnet (Filterung möglich)
  • Harmonisierung mit den Bundesländern wird derzeit in 10 Gruppen umgesetzt

*Nach Abschluss des Revisionsprozesses werden es 17 sein.

Nachhaltige Beschaffung ist die Beschaffung umweltfreundlicher Produkte und Dienstleistungen unter der Berücksichtigung von ökonomischen, sozialen und ökologischen Aspekten.

Nachhaltigkeit und nachhaltige Entwicklung stehen für die Gestaltung einer lebenswerten Zukunft.

Nachhaltige Entwicklung ist eine Entwicklung, die Bedürfnissen der heutigen Generation entgegenkommt ohne die Möglichkeiten künftiger Generationen zu gefährden, ihre eigenen Bedürfnisse zu befriedigen.

Quelle

Nebenbeschaffungstätigkeiten sind Tätigkeiten zur Unterstützung von Beschaffungstätigkeiten. Weitere Informationen finden Sie hier.

Eine Norm ist eine technische Spezifikation, die von einer anerkannten Normungsorganisation zur wiederholten oder ständigen Anwendung angenommen wurde.

Normen gliedern sich in:

  • Europäische Norm
  • Internationale Norm
  • Nationale Norm

Für die eindeutige Identifikation der Gebietseinheiten eines jeweiligen Mitgliedstaates der europäischen Union wurden die NUTS-Ebenen eingeführt. Diese „Systematik der Gebietseinheiten für die Statistik“ (NUTS) dient außerdem dazu ein geografisches Gebiet einer Verwaltungsbehörde anhand von Bevölkerungsgrenzen in folgende Ebenen einzuteilen:

  • NUTS 1: 3.000.000 bis 7.000.000
  • NUTS 2:    800.000 bis 3.000.000
  • NUTS 3:    150.000 bis   800.000

Quelle

Öffentliche Einrichtungen sind zumindest teilrechtsfähige Gesellschaften oder Körperschaften, die im Allgemeininteresse liegende Aufgaben selbständig ausüben, die sie nicht kommerziell anbieten und vom Staat oder anderen öffentlichen Einrichtungen finanziert oder kontrolliert werden. Darunter fallen zum Beispiel ausgegliederte Gesellschaften oder Körperschaften öffentlichen Rechts wie Wasserverbände, Sozialversicherungsträger und bestimmte Fonds.

Möglichkeit, alle nötigen Schritte, die zur Erreichung eines Zieles führen, an einer einzigen Stelle durchzuführen

Bei der Rahmenvereinbarung handelt es sich um eine Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung zwischen einem öffentlichen Auftraggeber oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem Unternehmer oder mehreren Unternehmern. Ziel ist es, die Bedingungen für die Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen. Vor allem in Bezug auf den in Aussicht genommen Preis und die in Aussicht genommene Menge. Aufgrund einer Rahmenvereinbarung wird nach Abgabe von Angeboten eine Leistung von einer Partei der Rahmenvereinbarung mit oder ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb bezogen.

Ein Rahmenvertrag wird zwischen zwei Unternehmen abgeschlossen und beinhaltet Regelungen, die für alle Einzelverträge gültig sind, welche zukünftig abgeschlossen werden könnten. Der Rahmenvertrag regelt also die grundsätzliche Zusammenarbeit, beinhaltet aber keine detaillierten Vereinbarungen.

Regionalität ist nicht nur im Vergabewesen ein vielschichtiger Begriff und ist vom jeweiligen Beschaffungsmarkt abhängig. Außerdem interpretieren öffentliche Auftraggeber diesen Begriff unterschiedlich. Er kann sich auf alle NUTS-Ebenen beziehen. Derzeit existiert keine allgemein verbindliche Definition des Begriffs Regionalität bzw. Region. Regionen können sich geografisch definieren, gleichzeitig aber auch historisch-kulturell oder politisch-administrativ.

Unter Saisonalität verstehen wir die Variation der Nachfrage nach einem bestimmten Produkt bzw. einer bestimmten Dienstleistung nach der Zeit bzw. Periode des Jahres.

Sektorenauftraggeber üben Tätigkeiten aus, die entweder zur Grundversorgung der Bevölkerung dienen oder Grund und Boden zu bestimmten Zwecken nutzen, sodass dieser Grund und Boden von niemand anderem zu demselben Zweck genutzt werden kann (z.B. Gasversorgung, Stromversorgung, Fernwärme, Trinkwasser, öffentliche Verkehrsmittel, Post, Flughäfen, Abbau von Brennstoffen, Erdölgewinnung etc.).

Unternehmer, der Teile des an den Auftragnehmer erteilten Auftrages ausführt. Die bloße Lieferung von Waren oder Bestandteilen, die zur Erbringung einer Leistung erforderlich sind, ist keine Subunternehmerleistung.

Durch die technische Losteilung kann beispielsweise bei Ausschreibungen in mehreren produktspezifischen Losen (z.B. „Industriemaschinen im Bereich der Fertigungstechnik“ und „Kleinmaschinen“, welche den Bedarf von z.B. mittelständischen Unternehmen decken) die Regionalität berücksichtigt werden. Einerseits können dadurch Unternehmen, welche sich spezialisiert haben („Nischenplayer“) an dieser Ausschreibung teilnehmen und andererseits kann dadurch auch die Anzahl der Rahmenvereinbarungspartner erhöht werden (bei gleichzeitiger Förderung des Wettbewerbes). Dadurch kann zudem ein breites Portfolio abgedeckt werden und im Interesse der Auftraggeberinnen auch eine ggf. erforderliche Individualität abgedeckt werden.

Verwaltungspartnerschaften (Twinning) sind eine Initiative der Europäischen Kommission, die 1998 im Rahmen der Vorbereitungen auf die Erweiterung der Europäischen Union geschaffen wurde. Twinning wurde als Instrument für gezielte Verwaltungszusammenarbeit zur Unterstützung der Bewerberländer bei der Stärkung ihrer administrativen und justiziellen Kapazitäten zur Umsetzung der gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften ("acquis communautaire") als künftige EU Mitgliedstaaten konzipiert. Weitere Informationen finden Sie hier.

Wird bei einer Auftragsvergabe ein bestimmter Auftragswert überschritten, muss zusätzlich zu der Bekanntmachung im regionalen Amtsblatt eine Meldung an die europäische Union ergehen. Auftragsvergaben oberhalb der so genannten Schwellenwerte liegen im Oberschwellenbereich und sind somit EU-weit bekannt zu machen. Auftragsvergaben unterhalb der Schwellenwerte liegen im Unterschwellenbereich. Die aktuellen Richtwerte finden Sie hier.

Bei einem offenen Vergabeverfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmerinnen bzw. Unternehmern öffentlich zur Angebotsabgabe aufgefordert, bei einem nicht offenen Verfahren nur eine beschränkte Anzahl geeigneter Unternehmerinnen bzw. Unternehmer.

Als vergebende Stelle wird jene Person bezeichnet, welche für den Auftraggeber das Vergabeverfahren durchführt.

Eine Vertriebsstelle ist eine Unternehmensniederlassung, von der aus die Kunden einer bestimmten Region oder eines Landes betreut werden.

Beim wettbewerblichen Dialog führt der Auftraggeber mit ausgewählten Bewerbern einen Dialog über alle Aspekte des Auftrags. Ziel des Dialogs ist es, den Bedürfnissen und Anforderungen des Auftraggebers entsprechende Lösungen zu ermitteln, auf deren Grundlage die jeweiligen Bewerber anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der zu vergebende Auftrag besonders komplex ist und dass die Vergabe nicht im Wege eines offenen oder nicht offenen Vergabeverfahrens möglich ist.

Die Widerrufsentscheidung ist eine unverbindliche Absichtserklärung, ein Vergabeverfahren widerrufen zu wollen.

Die Widerrufserklärung ist eine Erklärung des Auftraggebers um ein Vergabeverfahren, ohne Ermittlung des Gewinners, zu beenden.

Eine zentrale Beschaffungsstelle hat die Aufgabe, für einen öffentlichen Auftraggeber Ankäufe zu tätigen oder selbst Vergabeverfahren durchzuführen. In  Österreich wurde die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) als zentrale Beschaffungsstelle eingerichtet. Ziel ist es, den Beschaffungsbedarf des Bundes auf dem Gebiet des öffentlichen Auftragswesens wirtschaftlich sinnvoll zu bündeln, um so Einsparungspotentiale zu erreichen. Ein zentrales Instrument der BBG zur Verfolgung ihrer Ziele sind ressortübergreifende Rahmenverträge und Rahmenvereinbarungen.

Offizielles Ende des Vergabeverfahrens, verbindliche Erklärung zur Annahme eines Angebots zum Abschluss eines Vertrags

Nicht verbindliche Absichtserklärung, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll

Als Zuschlagsfrist bezeichnet man jenen Zeitraum, innerhalb dessen der Auftraggeber die Zuschlagserteilung beabsichtigt. Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist.Innerhalb der Zuschlagsfrist sind die Bieter an ihre Angebote gebunden. Die Zuschlagsfrist ist in den Ausschreibungsunterlagen anzuführen. Sie ist kurz zu halten und darf grundsätzlich fünf Monate nicht überschreiten, sofern nicht in Einzelfällen aus zwingenden Gründen bereits in der Ausschreibung ein längerer Zeitraum angegeben war; Dieser darf sieben Monate nicht überschreiten. Ist in der Ausschreibung keine Zuschlagsfrist angegeben, so beträgt sie einen Monat.

Unter Zuschlagskriterien sind Auswahlkriterien zu verstehen, die öffentliche Auftraggeber für ihre Vergabeentscheidung heranziehen. Auftraggeber haben die Pflicht, ihre Zuschlagskriterien in der Ausschreibung offenzulegen. Die Kriterien können eine unterschiedliche Gewichtung aufweisen, wobei auch diese Gewichtung verpflichtend anzugeben ist.

Das BB-GmbH-Gesetz schreibt in den acht KMU-relevanten Beschaffungsgruppen die Ausschreibung auf NUTS-3-Ebene vor, sofern dies „zweckmäßig“ ist.

Die BBG prüft die Zweckmäßigkeit anhand von fünf Kriterien.

  • Beschaffungsgruppen-Prüfung
    • Es muss begründet und dokumentiert werden, wenn eine Ausschreibung nicht den Bedürfnissen von KMU entsprechend gestaltet werden kann
  • Nahversorgungsprüfung
    • Überprüfung der Marktbedeutung der Ausschreibung: Ist eine Auswirkung auf die Nahversorgung zu erwarten?
  • Nachfrage-Prüfung
    • Wer sind die nachfragenden Kunden? Wo sind ihre Dienststellen bzw. wie ist deren Bestellablauf organisiert?
  • Bieter-Prüfung
    • Welche Unternehmen sind potentielle Bieter? Wie stark ist der Wettbewerb am Markt und wie ist die Bieterstruktur aus KMU-Sicht?
  • Wirtschaftlichkeitsprüfung
    • Welche Auftragsgrößen entstehen pro Los und wie hoch ist der Mehraufwand einer regionalen Ausschreibung?