Blick hinter die Kulissen

Du hast die Entwicklung der BBG in jedem einzelnen Schritt miterlebt. Was zeichnet die BBG für dich als besonderen Arbeitgeber aus?

Ich bin seit 2002 ein Teil der BBG. Die BBG ist von Beginn an immer in Bewegung, sie entwickelt sich permanent weiter. Es gab, soweit ich mich erinnere, niemals Stillstand. Das stellt uns alle immer wieder vor neue und auch spannende Herausforderungen.

Die letzten 20 Jahre waren geprägt von einem konstanten Aufwärtstrend. Gibt es Momente, die dir speziell im Gedächtnis geblieben sind?

Momente gab es viele; ich möchte hier eher über einen Entwicklungsverlauf berichten. Da ich im Bereich Finanz- und Rechnungswesen tätig bin (damals noch inklusive Beschaffungscontrolling und Personal), fallen mir hierzu die laufenden Veränderungen bzw. Weiterentwicklungen im Bereich der Datenverarbeitung und des Berichtswesens ein. Zu Beginn wurde die Einholung wichtiger Daten von Bereich zu Bereich spazierend vorgenommen, die Berechnungen in Excel angestellt und die Darstellungen in Word präsentiert. Dagegen, werden die Übernahmen sowie Verarbeitungen der Daten heute von entsprechenden Programmen unterstützt, in denen nun die Möglichkeit besteht, übergreifende Berechnungen anzustellen, vergleichende Darstellungen zu generieren, Berichte abzurufen. In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass die gesamte Finanzbuchhaltung der BBG zu Beginn bei unserem Steuerberater abgewickelt wurde. Aufgrund des Wachstums und der Eigendynamik der BBG wurde das Rechnungswesen zum überwiegenden Teil in die BBG übernommen. Dazwischen liegen viele, viele Schritte, bei denen eine Menge Hürden zu bewältigen waren. Aber es wird weiterhin nicht stillgestanden, um bestmöglich zu performen.

Euer Team ist seit Jahren konstant. Was ist euer Geheimrezept?

Ich möchte es in drei Wörtern zusammenfassen: gemeinsam – zielstrebig – wertschätzend.

Happy Birthday BBG – und was ich dir schon immer sagen wollte …

Die BBG sind wir alle – somit gratuliere ich uns allen zu dem großartigen, außergewöhnlichen, beeindruckenden Geleisteten – daher Happy Birthday uns allen!!!

20 Jahre, und kein bisschen leise – eine Beschreibung, die auch auf dich, im positivsten Sinne, zutrifft. Du hast als Lehrling bei der BBG begonnen – bleibst du uns bis zur Pension erhalten?

Die Antwort ist immer noch dieselbe: Ihr werdet mich nicht los, ich bleibe bis zu meiner Pension. Mein erster Job wird hoffentlich mein letzter bleiben. Warum gehen, wenn man hier alles hat. Natürlich gibt es auch „ups and downs“, aber mir macht die Arbeit immer noch Spaß. Ich arbeite in einem hervorragenden Team, in dem Zusammenhalt an erster Stelle steht. Am meisten freut es mich, wenn ich mein jahrelanges BBG-Wissen bzw. meine Erfahrung einbringen kann und ich einfach so sein kann, wie ich bin.

Man munkelt, du bist nebenberuflich auch als das BBG-interne Christkind im Einsatz. Können wir nach dem „verlorenen“ Jahr 2020 in Zukunft wieder auf deine weihnachtlichen Dekorationskünste vertrauen?

Das Geheimnis um das Christkind wird nicht gelüftet, aber wenn alle weiterhin brav bleiben, wird es ganz bestimmt auch die nächsten Jahre eine weihnachtliche Überraschung geben.

Viele Auftragnehmer schätzen deine herzliche Art im Support. Gibt es eine Beschaffungsgruppe, die du besonders gerne betreust?

Ehrlich gesagt ja, und zwar die Mobilität. Es erfreut mich immer wieder, in dieser „Männerbranche“ die Richtung anzugeben und als Frau zu sagen, was zu tun ist. Aber eigentlich ist es egal, welche Termine oder Lieferanten es sind: Ich arbeite super gerne mit ihnen allen. Helfen zu können, Wissen weiterzugeben und sie von dem, was die BBG tut bzw. was der e-Shop alles kann, am Ende einfach zu überzeugen. Von einem „ich will nicht, das brauchen wir nicht“ am Ende die Antwort zu bekommen, „O. k., Frau Wolf, Sie haben recht“, das ist am Ende des Tages mein Erfolg.

Wenn du auf die letzten Jahre zurückblickst: Gibt es Momente, die dir besonders in Erinnerung geblieben sind?

Da gibt es traurige Momente, wie Abschiede von Kollegen, oder lustige gemeinsame Abende bei Weihnachtsfeiern und After-Works. Ich erinnere mich gerne an Klausuren, die uns weiterbrachten, oder aber an ein einfaches Danke im Arbeitsalltag als Wertschätzung für meine Arbeit. Jedoch blicke ich lieber nach vorn und freue mich auf die schönen Momente, die wir in der BBG noch erleben dürfen.

Der Rechtsbereich der BBG zeichnet sich durch eine hohe Dichte an langjährigen Mitarbeitern aus. Was macht die
Arbeit mit dem Vergaberecht speziell im BBG-Kontext so spannend?

Spannend ist vor allem, dass man durch die vielen unterschiedlichen Beschaffungsbereiche der BBG als Jurist erst mal verstehen muss, wie die einzelnen zu beschaffenden Leistungen funktionieren, damit man die Beschaffung bestmöglich juristisch unterstützen kann. Dies macht die Arbeit sehr abwechslungsreich und in vielen Fällen auch herausfordernd.

In kaum einem Unternehmen finden sich außerhalb des Rechtsbereichs so viele Mitarbeiter mit laufendem oder abgeschlossenen Jus-Studium. Jus – Beruf oder Berufung?

Grund dafür dürfte sein, dass bei der Durchführung von öffentlichen Vergaben in vielen Bereichen juristisches Know-how benötigt wird und es somit erforderlich ist, dass neben dem Rechtsbereich auch in anderen Bereichen – insbesondere im Zusammenhang mit der Prüfung von Angeboten – Juristen tätig werden. Somit eher Beruf als Berufung.

Aus den vielen Erinnerungen in der BBG: Gibt es eine, an die du besonders gerne denkst?

Da gibt sehr viele, sodass man hier nicht eine hervorheben kann. Die wirklich schönen Momente sind aber die ganz alltäglichen Begegnungen, wie z. B. die sich oftmals ergebenden spontanen Unterhaltungen mit netten Kolleginnen und Kollegen.

Dein Aufgabenspektrum in der BBG hat sich über die Zeit erweitert und stetig weiterentwickelt. Kannst du den Leserinnen und Lesern kurz deinen Werdegang in der BBG skizzieren?

Mein Eintritt in die BBG erfolgte im August 2001, beginnend mit der Übernahme der Beschaffungsgruppe Kraftfahrzeuge und Fuhrparkdienstleistungen, die ich bis zur Reorganisation Ende 2016 verantwortete. Im Zuge meiner Tätigkeit als Bereichsleiter Einkauf durfte ich in diesen 16 Jahren mit meinem Team auch viele weitere Beschaffungsgruppen betreuen. Seit Anfang 2017 bin ich als Bereichsleiter strategische Beschaffung für die einkaufsstrategischen Belange und damit für die inhaltliche Weiterentwicklung aller BBG-Beschaffungsgruppen und Ausschreibungsthemen zuständig.

Hinter den freundlichen Linien: Was kann der Bund von der BBG lernen und umgekehrt?

Auch wenn das nicht für alle Ministerien pauschal gilt, kann der Bund von der BBG meines Erachtens folgende Dinge lernen: Zum einen sind es schnellere Entscheidungsfindungsprozesse sowie eine höhere Flexibilität durch Abweichungen von Normprozessen in Ausnahmesituationen. Zum anderen möchte ich hier eine iterative Lessons-Learned-Schleife sowie ständiges (selbst-)kritisches Hinterfragen zur laufenden Ablaufoptimierung nennen. Auch ein bereichs- bzw. abteilungsübergreifendes Zusammenwirken jenseits abgegrenzt definierter Aufgaben halte ich für sinnvoll. Aber es gibt natürlich auch vieles, was die BBG vom Bund lernen kann. Dazu zählen in meinen Augen z. B. umfangreiche Detailkenntnisse der ressortspezifischen Individualsituationen, ein unaufgeregter Umgang auch mit schwierigen Themen,die hochentwickelten Aus- und Weiterbildungsprogramme und ein Fokus auf Wirksamkeitsanalysen anstatt lediglich auf Nutzwertanalysen.

Die BBG ist ein Erfolgskonzept, getragen von jedem einzelnen Mitarbeiter. Was macht die BBG aus deiner Sicht zu einem guten Arbeitgeber?

Für mich sind das insbesondere die sinnstiftende Arbeit, die flachen Hierarchien und damit schnellen Entscheidungswege,
die guten Entwicklungsmöglichkeiten, der krisensichere Arbeitsplatz, das abwechslungsreiche Tätigkeitsfeld und der auf allen Führungsebenen gelebte kollegiale Führungsstil.

Wenn man so lange Teil der BBG ist, wie du es bist, blickt man auf eine Vielzahl an Erfahrungen zurück.Welche Momente haben dich beruflich besonders geprägt?

Besonders prägende Erlebnisse waren z. B. die Umsetzung eines flächendeckenden Fuhrparkmanagements für das BMI und der Auf- und Ausbau spezifischer Themenfelder im Kfz-Bereich. Besondere Momente und Vorgänge waren für mich auch die Übernahme der gesamten einkaufsstrategischen Verantwortung für die Weiterentwicklung aller Beschaffungsgruppen sowie die Kreation aller BBG-Vergabeverfahren mit einem hoch qualifizierten Expertenteam. Und natürlich haben auch die voranschreitende Wirkungszielverschränkung, insbesondere im Hinblick auf die Nachhaltigkeitswirkung unserer Verfahren und die mittlerweile etablierte Systemrelevanz der BBG im Krisenfall, für mich einen hohen Stellenwert.

Apollo 13: „Houston, we have a Problem!“ 

Houston: „Call BBG, they will find a solution!“ 

Jetzt im Ernst: wir suchen wirklich nach Lösungen. Und das ist es, was mir an meiner Arbeit in der BBG am besten gefällt: unsere Kommunikation. Wir versprechen nicht das Blaue vom Himmel und wir behaupten auch nicht, dass das Anliegen unserer Kunden gar kein Problem sei. Wir sagen einfach, dass wir eine Lösung finden werden.  

Kommunikation auf Augenhöhe zeichnet die BBG auch intern aus. Ich fühle mich geschätzt, meine Meinung ist wichtig, meine Ideen sind willkommen. Ich werde gefördert und gefordert.  

Ja, auch gefordert, schließlich wachsen die Lösungen nicht auf Bäumen, die muss man zuerst mal suchen und auch finden. Beides ist nicht einfach, es braucht Offenheit, Neugier und Interesse. Auch ein bisschen Mut, vor allem wenn es um Innovationen geht.  

Das Einarbeiten in neue Themenfelder, das Erstellen von Beschaffungskonzepten, sich mit Gesetzestexten auseinandersetzen, Dienstleistungen mit dem besten Preis- Leistungsverhältnis zu finden und das Teamwork macht unsere Arbeit abwechslungsreich.  

Das ist genau das, was ich gesucht und in der BBG gefunden habe! 

„Wer die Bundesbeschaffung nicht kennt, wäre erstaunt, welche Vielfalt das Unternehmen auszeichnet. Ein Unternehmen, vereint in dem sinnstiftenden Ziel, einfach Lösungen für Österreich zu schaffen. Gemeinsam dieses Engagement zu leben, Verantwortung zu übernehmen und persönlich daran zu wachsen, das ist es, was die BBG besonders macht.“ 

„Ein verlässlicher Partner, mit dem man gemeinsam wachsen kann. Diesen Anspruch stellen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundesbeschaffung an sich selbst, um für unsere Kundenorganisationen und Auftragnehmer einfach Lösungen schaffen zu können. Möglich ist das auch durch das Umfeld, welches die BBG für die Belegschaft schafft.

In meinen 12 Jahren in der BBG durfte ich viele verschiedene Aufgaben in unterschiedlichen Positionen und Bereichen verantworten. Dies immer mit der vollen Unterstützung der BBG sowohl hinsichtlich Aus- und Weiterbildungen als auch im persönlichen Umgang.

Aufgrund dieser laufenden Förderung darf ich mich nun meinem neuen Aufgabenfeld als Fachbereichsleiter des Vertrags- und Qualitätsmanagements widmen, um die Wertschätzung, welche mir als Arbeitnehmer entgegengebracht wurde, nun auch als verlässlicher Partner nach außen weitertransportieren zu können.“
Thomas Neumayer, Fachbereichsleiter Vertrags- und Qualitätsmanagement

Als ich im Dezember 2009 den Dienstvertrag mit der BBG gezeichnet habe, wusste ich noch nicht, dass ich 12 Jahre später meine Tätigkeit als Key Account Managerin mit genau der gleichen Freude und Begeisterung wie am ersten Tag ausüben werde. Ich konnte den Vertrieb in der BBG von Anfang an mitgestalten, habe viele Kundenbeziehungen von der Zeichnung der Grundsatzvereinbarung bis zu den ersten großen gemeinsamen Ausschreibungsprojekten begleitet und betreue regelmäßig neue Kunden. Die Zusammenarbeit mit jedem einzelnen Kunden zeigt mir täglich, dass man nur gemeinsam Lösungen schaffen kann. Das professionelle BBG-Team, in dem jede bzw. jeder Einzelne einen wertvollen Beitrag leistet, ist der Garant dafür, dass Projekte für öffentliche Auftraggeber in Österreich erfolgreich umgesetzt werden.