E-Vergabe

E-Vergabeprozess

Die elektronische Kommunikation zwischen Wirtschaftsteilnehmern und ausschreibender Stelle über ein spezielles E-Vergabesystem (kurz eVS) wird E-Vergabe genannt. Dieser Prozess beginnt mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung (bzw. Vorinformation oder Einladung im nicht offenen Verfahren/Verhandlungsverfahren) und endet mit Zuschlag an den Bestbieter bzw. – bei fehlendem Erfolg – mit Widerruf des Verfahrens.


Am Markt gibt es unterschiedliche eVS. Jeder Auftraggeber hat nach aktueller Rechtslage Wahlfreiheit welches eVS dieser verwendet. Grundsätzlich müssen drei Bereiche im eVS unterschieden werden: Der Bereich für die internen Workflows in der Vergabestelle, der Bereich der Publikation und der Funktionsbereich für Wirtschaftsteilnehmer.

©BBG

Kommunikation

Wie oben angedeutet, bieten am Markt befindliche eVS eine Vielzahl von Funktionen. An dieser Stelle werden Funktionen angeführt, die für die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Wirtschaftsteilnehmer von Relevanz sind:

Bekanntmachung

Die Bekanntmachung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Vorgaben (z.B. Publikation im Amtsblatt der EU und bei Bundesausschreibungen über die Online-Ausgabe des Amtlichen Lieferungsanzeigers der Wiener Zeitung). Die BBG wird ab Mitte April sukzessive auf ein neues E-Vergabesystem umsteigen. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Checkliste.


Zusätzlich erhalten Sie die Informationen über BBG-Ausschreibungen auch auf der BBG-Homepage unter http://www.bbg.gv.at/lieferanten/ausschreibungen/alle/.

Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen werden von der BBG zusammengestellt und sind vorerst noch über das Bekanntmachungsorgan der Wiener Zeitung abrufbar (siehe Punkt Bekanntmachung). Im Zuge des Downloads der Unterlagen müssen Sie sich im eVS registrieren.


Fragen und Antworten

Im eVS gibt es ein Kommunikationsmodul. Dort erhalten Sie Benachrichtigungen der BBG bzw. können Sie Nachrichten an die BBG zu einem Verfahren erfassen und versenden. Es darf daher keine Kommunikation via E-Mail im Zuge eines elektronischen Vergabeverfahrens erfolgen!


Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen

Teilnahmeanträge, unverbindliche Erklärungen zur Leistungserbringung und Angebote müssen über das eVS eingebracht und elektronisch qualifiziert signiert werden.

Elektronisch qualifizierte Signatur

Hintergrundinformation


Die elektronische qualifizierte Signatur ist gesetzlich exakt geregelt und ist mit der händischen Signatur rechtlich gleichgestellt.

Damit ein elektronisches Dokument (z.B. Angebot) rechtsverbindlich unterschrieben werden kann, benötigt der sogenannte „Signator“ (Person, die unterschreibt) ein qualifiziertes Zertifikat. Dieses Zertifikat wird ihm von einer vertrauenswürdigen Stelle auf Antrag zugeteilt. Für die elektronische Unterschrift auf einem Dokument braucht der Signator ein Handy oder eine Signaturkarte UND eine entsprechende Software, welche entweder online über das Internet zur Verfügung steht oder lokal am Computer verfügbar ist. Das Unterzeichnen des Dokuments ist sehr ähnlich dem Handy-TAN Verfahren, welches vom E-Banking allseits bekannt ist.

Rechtliche und allgemeine Information: https://www.digitales.oesterreich.gv.at/signatur-und-vertrauensdienstegesetz

Bezug

Für den Bezug eines qualifizierten Zertifikats gibt es Formerfordernisse. Die Ausgabestelle von qualifizierten Zertifikaten muss sicherstellen, dass die geheimen Informationen zur Zertifikatsnutzung nur der Person bekannt sind, für die das Zertifikat ausgestellt wurde. Dies setzt üblicherweise den persönlichen Kontakt zwischen Registrierungsstelle und Antragsteller voraus!


Weiter führende Informationen zum Bezug:

Unter https://www.buergerkarte.at/ bietet die Plattform „Digitales Österreich“ von der A-SIT in Zusammenarbeit mit dem Bundeskanzleramt umfangreiche Informationen zu den Themen Bürgerkarte und Handysignatur. Dort finden Sie auch Informationen, wie Sie ein qualifiziertes Zertifikat beziehen können.
Darüber hinaus finden Sie eine aussagekräftige FAQ-Liste zum Thema elektronische Signatur von der RTR GmbH hier: https://www.signatur.rtr.at/de/vd/FAQ.html.


Die BBG empfiehlt, dass Sie sich zeitgerecht vor der Angebotsabgabe mit dem Thema vertraut machen und die zeichnungsberechtigten Personen in Ihrem Unternehmen mit den notwendigen Zertifikaten ausstatten.

Unterstützung

BBG Helpcenter

Sie haben inhaltliche Fragen zur BBG oder allgemeine Fragen zu Ausschreibungen, die nicht rechtliche Fragestellungen betreffen? In diesem Fall kontaktieren Sie bitte unser BBG Helpcenter.

Sollten Sie eine Frage, in einem konkreten Vergabeverfahren haben, nutzen Sie bitte dazu das eVS.

Helpdesk eVS

Haben Sie technische Fragen zur Systemnutzung, so kontaktieren Sie unseren Dienstleister:
Unseren derzeitigen eVS Betreiber erreichen Sie unter https://www.auftrag.at/StaticContent.aspx?content=SEARCH&NAME=STATIC_CONTENT&FILTER=KONTAKT


Unser derzeitiger eVS Betreiber hat hier Informationen zur elektronischen Auftragsabwicklung zusammengestellt:
https://www.auftrag.at/Information.aspx?content=SEARCH&name=INFORMATION&filter=ELEKTRONISCHE%20AUFTRAGSABWICKLUNG

Die BBG wird ab Mitte April sukzessive auf ein neues E-Vergabesystem umsteigen. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Checkliste.

RTR-Signaturprüfung

Die RTR-GmbH ist die Aufsichtsstelle für Vertrauensdienste. Auf den Seiten der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH haben Sie die Möglichkeit bei einer unabhängigen dritten Stelle, die Korrektheit von angebrachten Signaturen auf elektronischen Dokumenten zu überprüfen.


Unter folgendem Link können Sie signierte Dokumente (z.B. Angebote) analysieren. Es wird überprüft, welche elektronischen Unterschriften (elektronische Signaturen) mit diesem Dokument verbunden sind und ob die verwendeten Zertifikate gültig sind: https://www.signatur.rtr.at/de/vd/Pruefung.html

Interessante Links

Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort: