Rechtshinweise zum elektronischen Einkauf.

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Rechtshinweise zum elektronischen Einkauf

***Hinweis: Update durch die Änderungen des Bundesvergabegesetzes 2017 erfolgt zeitnah***

Durch das Bundesvergabegesetz 2002 wurden die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Auftragsvergabe geschaffen, nun gilt es, diese auch in die Praxis umzusetzen. Je nach Verfahrensschritt sind dafür unterschiedliche technische Schwierigkeiten zu überwinden.

Elektronische Bekanntmachung

Schon seit 1999 erfolgen Bekanntmachungen im EU-Amtsblatt S nur mehr online im Internet oder auf CD-Rom. Nun bestimmen auch die §§ 37 und 44 BVergG, dass Bekanntmachungen von Auftraggebern, die in den Vollziehungsbereich des Bundes fallen, unentgeltlich im Internet bereitzustellen sind (bis zum Ablauf der Angebotsfrist). Dies erfolgt automatisch in der Online-Ausgabe des Lieferanzeigers (Rubrik der Wiener Zeitung). Bekanntmachungen in chronologischer Reihenfolge sind abrufbar unter www.wienerzeitung.at Amtsblatt Ausschreibungen.

Informationsübermittlung im Vergabeverfahren

Gemäß § 22 BVergG kann die Informationsübermittlung neben herkömmlichen Versendungsarten (Brieflich, Fax) auch elektronisch erfolgen, sofern der Auftraggeber nichts anderes festlegt. Die elektronische Übermittlung von Dokumenten, die im Zusammenhang mit der Angebotsbewertung stehen (zB Angebot, Zuschlagsentscheidung…), hat unter Verwendung einer sicheren elektronischen Signatur (§ 2 Z 3 Signaturgesetz, BGBl I 190/1999) zu erfolgen. Dabei ist die Echtheit, Unverfälschtheit und Vertraulichkeit sicherzustellen.

Elektronisch übermittelte Sendungen gelten als übermittelt, sobald sie in den elektronischen Verfügungsbereich des Empfängers gelangt sind (dh in der Praxis auf dem Mailserver des Empfängers zum Abruf bereit stehen), dies entspricht auch der zivilrechtlichen Regelung im E-Commerce-Gesetz.

Elektronische Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen

§ 77 BVergG bestimmt, dass die Ausschreibungsunterlagen nach Möglichkeit im Internet oder auf Datenträger bereitzuhalten sind. Grundsätzlich ist dies durch Versand per E-Mail oder durch Downloadmöglichkeit auf der Homepage des Auftraggebers recht einfach zu bewerkstelligen. Schwierigkeiten stellen sich dort, wo vom Auftraggeber kein unverfälschbares Dateiformat verwendet werden kann, da die Ausschreibungsunterlagen zur Weiterbearbeitung durch den Bieter (Leistungsverzeichnisse, Preisblätter) bestimmt sind.

Elektronische Abgabe von Angeboten (E-Tendering)

Gemäß § 68 BVergG kann der Auftraggeber die elektronische Abgabe von Angeboten zulassen – bevor er dies tun kann, müssen jedoch eine Reihe von technischen Voraussetzungen gewährleistet sein:

  • das Angebot muss mit einer sicheren elektronischen Signatur des Bieters signiert sein,
  • das Angebot muss unverfälschbar sein
  • das Angebot muss vertraulich sein, dh es muss verschlüsselt übermittelt werden
  • das Angebot muss mit einem Zeitstempel versehen sein, der sicherstellt, dass erst nach Ablauf der Angebotsfrist vom Inhalt Kenntnis genommen werden kann

Um mittels einer sicheren Signatur im Sinne des Signaturgesetzes signieren zu können, müssen die Dokumente ein bestimmtes Dateiformat aufweisen, herkömmliche Dateiformate wie Word oder Excel erfüllen diese Voraussetzungen eines „Secure Viewers“ nicht. XML-Formate können sicher signiert werden – eignen sich aber eher nur für Webapplikationen und nicht für umfangreiche Angebotsunterlagen.

Elektronische Auktion

Als neue Art des Vergabeverfahrens führt das BVergG die elektronische Auktion ein. Sie ist für Auftragsvergaben mit einem geschätzten Auftragswert bis zu € 40.000 exkl. USt. Zulässig und kann sich nur auf Auftragsgegenstände beziehen, die so eindeutig und vollständig beschreibbar sind, dass die Gleichwertigkeit der Angebote sichergestellt ist (zB Kopierpapier). Die Vergabe kann nur auf den niedrigsten Preis (einfache elektronische Auktion) oder auch nach dem Bestbieterprinzip (sonstige elektronische Auktion) erfolgen, alle Zuschlagskriterien müssen jedoch mit einer mathematischen Formel bewertbar sein. Es besteht die freie Wahl des Auftraggebers zwischen eine elektronischen Auktion ohne oder mit beschränkter Teilnehmerzahl (min. 10 Teilnehmer).