E-Rechnung FAQs

Gibt es ein Handbuch zum Thema e-Rechnung?

Ja. Sie können unter folgendem Link ein umfangreiches Handbuch zum Thema e-Rechnung an die BBG herunterladen.

Kann ich gleichzeitig Rechnungen im e-Shop erfassen und die automatisierte Schnittstelle nutzen?

Nein, das ist derzeit nicht möglich. Sie können aber jederzeit zwischen den einzelnen Übertragungswegen wechseln (bedarf einer schriftlichen Meldung an e-rechnung(at)bbg.gv.at).

Warum ist die Bundesbeschaffung in die Rechnungslegung an den Bund involviert?

Die BBG als Einkaufsdienstleister des Bundes ist lt. Gesetz dazu bestimmt, den gebündelten Einkauf für alle Bundesdienststellen durchzuführen. Wir möchten Ihnen die Möglichkeit bieten, uns alle Ihre Rechnungen zentralisiert zukommen zu lassen und wir senden diese dann an die entsprechenden Stellen weiter.

Ab wann ist die elektronische Rechnungslegung an den Bund verpflichtend?

Ab dem 01.01.2014 werden vom Bund nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert und beglichen.

Was passiert mit Rechnungen, die ich nach dem 01.01.2014 im Papierformat einbringe?

Der Bund ist lt. Gesetz dazu verpflichtet ab dem 01.01.2014 nur noch Rechnungen im elektronischen Format zu akzeptieren. Ihre Rechnung wird somit abgelehnt und nicht bezahlt - Sie müssen diese dann nochmals auf elektronischem Weg einbringen.

Kann ich eine Papierrechnung einscannen und als PDF-Dokument verschicken?

Eine PDF-Rechnung stellt laut E-Rechnungsverordnung keine elektronische Rechnung dar und wird vom Bund und der BBG nicht akzeptiert. Elektronische Rechnungen sind in einem strukturierten Format (XML) zu versenden.

Kann ich meine elektronisch erstellte Rechnung im PDF-Format verschicken?

Eine PDF-Rechnung stellt laut E-Rechnungsverordnung keine elektronische Rechnung dar und wird vom Bund und der BBG nicht akzeptiert. Elektronische Rechnungen sind in einem strukturierten Format (XML) zu versenden.

Muss ich alle meine elektronischen Rechnungen digital signieren?

Nein, das müssen Sie seit 01.01.2013 nicht mehr - sofern Sie innerbetriebliche Steuerungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen zur Rechnungslegung & -prüfung anwenden. Es steht Ihnen aber frei, nach wie vor digitale Signaturen an Rechnungen anzubringen.

Welche Möglichkeiten der elektronischen Rechnungslegung habe ich?

Sie können Ihre elektronischen Rechnungen in den Formaten ebInterface, SAP iDOC, sowie im PEPPOL UBL 2.0 Format an uns einliefern. Weiters besteht die Möglichkeit für e-Shop-Bestellungen, die Rechnung auch direkt über ein Formular im e-Shop zu erfassen.

Welche Übertragungswege stellt die BBG zur Verfügung?

Sie können Ihre Rechnungen über verschiedenste Schnittstellen einbringen: SMTP, sFTP, HTTPs oder via SOAP Webservice.

Was versteht man unter Peppol?

Peppol steht für "Pan-European Public Procurement Online" und ist ein EU-weites Projekt mit dem Ziel, elektronische Beschaffungsprozesse (Bestellung, Rechnungslegung, etc.) innerhalb Europas zu vereinheitlichen. Für die E-Rechnung ist das aus dem Projekt resultierende Format UBL 2.0 relevant. Weitere Informationen können Sie unter www.peppol.eu abrufen.

Wie viele Positionen darf eine Rechnung haben?

Eine Rechnung darf maximal 999 Positionen beinhalten.

Wie kann ich Gutschriften an eine Bundesdienststelle schicken?

Gutschriften sind analog zu Rechnungen aufgebaut, es ist je nach Datenträgerformat im entsprechenden Feld der Dokumententyp Gutschrift zu wählen. Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Endsummen in jedem Fall positiv sein müssen!

Kann ich Rechnungsstornos auch in elektronischer Form an eine Bundesdienststelle senden?

Der Bund akzeptiert derzeit noch keine elektronischen Stornos, diese Prozesse müssen wie bisher direkt mit der jeweiligen Bundesdienststelle bearbeitet werden.

Wo finde ich die Kundenlisten der Bundesbeschaffung?

Diese können Sie wie folgt abrufen:

Bundeskunden

Drittkunden

An wen kann ich mich wenden, falls ich noch offene Fragen habe?

Wir stehen Ihnen unter e-Procurement(at)bbg.gv.at gerne zur Verfügung.