Wien, 21.12.2006. Das webbasierte System erleichtert Bundesbediensteten das Buchen von Dienstreisen und führt zu erheblichen Einsparungen. Im März 2005 beauftragte der Ministerrat die Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG), die Buchung von Dienstreisen über ein Online-Bookingtool zu automatisieren. Nach einer einjährigen Pilotphase wurde eine Ausschreibung erstellt und am 19. Dezember dem Bestbieter Travi Austria der Zuschlag erteilt. Im kommenden Jahr wird das System in allen Bundesdienststellen implementiert.

Die BBG kaufte schon bisher Flugtickets, Hotelzimmer und Transfers ein und erzielte dabei beträchtliche Einsparungen. Auf der Suche nach weiteren Einsparungsmöglichkeiten im Bereich der Dienstreisen stieß man auf den Buchungsvorgang. Im März 2005 kam dann der offizielle Auftrag vom Ministerrat, "durch den Einsatz der elektronischen Medien einen schnellen, effizienten Prozess" bei der Buchung von Dienstreisen einzurichten. Zielsetzung waren die "bestmöglichen Preiskonditionen für Dienstreisen." Erwartet wird ein jährliches Einsparungspotenzial von zwei Millionen Euro. Das Projekt "Dienstreisemanagement" gehört zu einer ganzen Reihe von Verwaltungsreformprojekten, die unter dem Titel "Service im Bund" zusammengefasst sind.

Ab 2007 steht Buchungstool Ministerien zur Verfügung

Ab Anfang 2007 erfolgt nun die schrittweise Implementierung des Projektes in den Ministerien. Bis zum Jahresende soll allen Bundesdienststellen das Online-Bookingtool zur Verfügung stehen.

Die Sache funktioniert denkbar einfach: Der Reisende gibt die Daten der Reise ein und sieht sofort die günstigsten Verbindungen. Anschließend bucht er selbst die Reise über die Plattform. Das Online-Tool führt die Buchung tatsächlich durch.

Umfangreiche Services und Suchoptionen

Die Suchmaske bietet auch zahlreiche Zusatzservices wie Stadtpläne, Routenplaner, Fahrpläne und Wetterinfos. Wenn der Reisende einen passenden Flug gefunden hat, kann er per Mausklick Zimmer und Mietwagen für den entsprechenden Ort dazubuchen.

Einsparungen ergeben sich gleich an zwei Stellen: Auf der einen Seite findet das System automatisch und ohne personelle Unterstützung die günstigsten Angebote. Auf der anderen Seite reduziert sich der Zeitaufwand in der Dienststelle, weil die Reise sofort gebucht werden kann. Musste der Reisende früher rund 20 bis 25 Minuten in die Buchung investieren, wird dieser Zeitaufwand nach einer kurzen Eingewöhnungsphase auf einen Bruchteil verkürzt.