Wien, 02.12.2005. Im Jänner 2006 wird in Österreich ein Web-Shop in Betrieb gehen, der in Europa einzigartig ist: Die Bundesbeschaffungsgesellschaft, der zentrale Einkauf der Republik, verwandelt die Kataloge von mehr als 300 Lieferanten in einen einheitlichen e-Shop. Die Beamten können dann von Bleistiften bis zu Büromöbeln alles per Internet bestellen. Der e-Shop unterstützt sogar die internen Abläufe und Genehmigungen rechtlich korrekt.

Das e-Procurement-System wurde von IBM in Zusammenarbeit mit dem deutschen Unternehmen Healy Hudson entwickelt. Schon im Feldversuch liefen Waren im Wert von 20 Millionen Euro über den e-Shop, 2007 sollen es 50 Millionen Euro sein. Das System berücksichtigt als Lieferanten speziell regionale Klein- und Mittelbetriebe. Österreich sammelt wieder Punkte im Bereich e-Government. Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) richtet einen e-Shop ein, der schon im Feldversuch weitaus höhere Summen abwickelte als jedes andere e-Procurement-System im öffentlichen Sektor in Europa. Eine weitere Besonderheit: Der e-Shop deckt nicht nur einzelne Produktgruppen ab wie beispielsweise Bürobedarf, sondern enthält alle Bestellkataloge mit den unterschiedlichsten Waren und Dienstleistungen, von der Schultafel bis zur Laborausstattung.

Das System wird vom Bund, wahlweise auch Ländern, Gemeinden und ausgegliederten Unternehmen benützt. Diese BBG-Kunden arbeiten mit ganz unterschiedlichen Beschaffungsabläufen, die alle durch maßgeschneiderte Workflow-Funktionen unterstützt werden. Der e-Shop leitet eine Anforderung automatisch an den Zuständigen weiter, der noch eine Genehmigung erteilen muss, übermittelt die Bestellung an die Lieferanten und gibt den Status Quo an. Damit macht die BBG den Einkauf wesentlich schneller und effektiver als bisher und hilft letztlich, Geld zu sparen.

Weniger Bürokratie, Kosten sparen

„Professioneller Einkauf heißt nicht nur, beste Preise zu erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen“, erklärt Mag. Andreas Nemec, Geschäftsführer der BBG. „Je effizienter der Einkauf funktioniert, desto mehr Steuergeld wird gespart. Die BBG kann günstigere Einkaufspreise aushandeln und unsere Kunden können sie leichter nützen. Außerdem geht weniger Arbeitszeit für komplizierte Bestellvorgänge verloren, die Behörden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.“

Dr. Ernst Nonhoff, Generaldirektor von IBM Österreich, weist auf den großen Nutzen hin, den innovative Technologie hier erbringt: „Der e-Shop der BBG macht äußerst komplizierte Abläufe für den Anwender sehr einfach und klar. Die ganze Komplexität der unterschiedlichen Lieferanten, Produktgruppen, Rahmenverträge und Beschaffungsprozesse wird dem Benutzer abgenommen, er bekommt eine einfache und intuitive Oberfläche. Damit zeigt sich Österreich im Bereich e-Government wieder sehr engagiert und fortschrittlich.“

Lokale KMU fördern

IBM Österreich richtete den e-Shop in nur acht Monaten ein, die Basis bildete eine e-Procurement-Lösung des Softwarehauses Healy Hudson in Deutschland. Die BBG benötigte ein extrem flexibles System, denn die Abläufe bei einer Bestellung erfolgen in jedem Ministerium, in den Ländern und Gemeinden ganz unterschiedlich. Gerade aus diesen Gründen sind große und umfassende e-Procurement-Systeme im öffentlichen Sektor bislang noch selten. In enger Zusammenarbeit mit den deutschen Entwicklern konnte die Software jedoch so weit angepasst werden, dass sie solche Anforderungen erfüllt. Nur noch 60 % des e-Shops entsprechen dem ursprünglichen Produkt, 40 % wurden an die Anforderungen der Verwaltung adaptiert.

Das e-Procurement-System bindet auch die Lieferanten in den Workflow ein, wobei Rücksicht auf kleine und mittlere Unternehmen genommen wird: Betriebe ohne elektronische Warenwirtschaft können ihre Produkte sehr einfach im Excel-Format in den e-Shop einspielen, werden per e-Mail von einer Bestellung verständigt und bestätigen die Auftragsannahme im Web-Portal für Lieferanten. Gerade die kleineren Unternehmen erwerben damit wertvolles Know-how in elektronischen Geschäftsabläufen. Lieferanten mit Warenwirtschaft können ihre Daten automatisiert im XML-Format mit dem e-Shop austauschen. Durch den Workflow haben die Unternehmen überdies die Sicherheit, dass alle Bestellungen auch tatsächlich berechtigt sind.

Regionale Klein- und Mittelbetriebe werden durch regionale Filter gefördert: Ein Tiroler Lehrer sieht in „seinem“ e-Shop vor allem Produkte lokaler Anbieter aus seiner Umgebung; als Filter dient die Postleitzahl. Dadurch erreicht der e-Shop, dass kleine regionale Unternehmen stärker zum Zug kommen.

WU-Studie: Zeitaufwand sinkt um 70%

Die Zeitersparnis für die Anwender ist beträchtlich. Eine Studie der Wirtschaftsuniversität im Auftrag der BBG ermittelte, dass eine Bestellung im e-Shop nicht einmal ein Drittel der Zeit erfordert, die man für einen Ablauf mit Formular und Katalogheft benötigt. Das System bietet außerdem hohen Komfort, immerhin wurden die Kataloge von mehr als 300 Lieferanten in einem einheitlichen Shop gebündelt, sozusagen einem riesigen elektronischen Shopping-Center. Ohne diese Vereinheitlichung müsste der Kunde die vielen verschiedenen Web-Shops und Kataloge der Lieferanten einzeln durchforsten.

Der BBG ermöglicht das e-Procurement-System ein besseres Controlling und tagesaktuelle Auswertungen, wie viel bei jedem Lieferanten tatsächlich bestellt wurde. Neue Rahmenverträge können rechtzeitig verhandelt werden, noch ehe die alten komplett ausgeschöpft sind. Aufgrund der transparenten Zahlen lässt sich der Bedarf der öffentlichen Hand besser voraussagen, so dass die BBG punktgenau, rechtzeitig und zum optimalen Preis einkaufen kann.

Neue Kunden gewinnen

Technisch besteht der e-Shop aus einer Java-Applikation, die über jeden gängigen Web-Browser bedient wird. Außerdem ist das System über „Portal Austria“, das Portal des Bundesrechenzentrums, zugänglich. Das Bundesrechenzentrum übernimmt auch das Server-Housing für die fünf IBM Server, auf denen die Applikation läuft. Die Lösung benötigt nur sehr wenig Wartung, spezielle Schnittstellen sorgen für den automatischen Datenaustausch mit dem SAP-Haushaltsverrechnungssystem des Bundes.
 
IBM erhielt den Zuschlag für das Projekt Anfang 2005 nach einer aufwändigen Ausschreibung und einer langen Phase der Prüfung und Evaluierung. Kriterien für diese Entscheidung waren das gute Preis-Leistungs-Verhältnis, die hohe Flexibilität von Team und Software und die Referenzen und Erfahrungen, die IBM vorweisen konnte.

Schon ein Feldversuch der BBG mit einer eingeschränkten Zahl von Anwendern und Produkten erzielte ein Bestellvolumen von rund 20 Millionen Euro. Im Jänner 2006 wird das neue System dann den Echtbetrieb aufnehmen. Die BBG rechnet damit, im Jahr 2007 bereits ein Volumen von rund 50 Millionen Euro über den e-Shop abzuwickeln. Zusätzlich zum Fixabnehmer Bund will man vermehrt auch Länder und Gemeinden als Kunden gewinnen – der e-Shop ist dabei ein zugkräftiges Argument.