Die Bundesbeschaffung war in letzter Zeit verstärkt mit Fällen konfrontiert, in denen sich unterlegene Bieter mit einem nachgebesserten Angebot an Bundesdienststellen gewendet haben und diese daraufhin - vermeintlich gestützt auf den Ausnahmetatbestand des §4 (3) BBG-Gesetz - nicht das im Vergabeverfahren zugeschlagene Produkt in Anspruch genommen haben. Nach ausführlicher Diskussion im Nutzerbeirat wurde von der Vorsitzenden des Nutzerbeirates, Dr. Eleonore Dietersdorfer, gemeinsam mit der Geschäftsführung der BBG der folgende Brief verfasst und den Nutzerbeiräten sowie den Präsidialchefs der Ressorts zur Kenntnis gebracht.

Wien, am 24. September 2009

Sehr geehrte Damen und Herren, 

Kernaufgabe der BBG ist es, im Namen und auf Rechnung des Bundes Vergabeverfahren durchzuführen. Dafür erhebt die BBG die Bedarfe, führt Vergabeverfahren durch und schließt Verträge/Vereinbarungen ab. Das BBG-Gesetz sieht einen verpflichtenden Abruf der Ressorts aus diesen Verträgen vor und regelt im §4 Abs. 2 BB-GmbH-Gesetz Ausnahmefälle, wann und ob die Ressorts von dieser Verpflichtung entbunden werden können. Dabei wird unter Ziffer 2 des zitierten Paragraphen die Ausnahme bei gleichem Leistungsinhalt und auch sonstigen gleichen vertraglichen Konditionen und günstigerem Preis geregelt. Über die Ausnahmefälle ist die BBG vorzugsweise vorab zu informieren.

In der Praxis hat sich die Interpretation dieser Bestimmung als problematisch erwiesen, weil es Fälle gegeben hat, wo nach getätigter Ausschreibung und Zuschlag ein unterlegener Bieter unter dem Preis des Vertragspartners angeboten hat und sich dabei auf § 4 Abs.2 BB-GmbH-Gesetz berufen hat. Das Thema wurde im letzten Nutzerbeirat besprochen. Dabei konnten wir uns auf folgende Strategie im Umgang mit dem Spannungsfeld §4 Abs. 2 BB-GmbH- Gesetz einigen:

Die Ressorts sind aufgefordert (wie im BBG-GmbH-Gesetz vorgesehen), beim Beschaffungsprozess mitzuwirken und vor allem ihre Bedarfe auf Aufforderung der BBG vor konkreten Vergabeverfahren bekannt zu geben. Die Ausnahme des §4 Abs. 2 BB-GmbH Gesetz sollte von den Dienststellen sehr eng interpretiert werden. Ist ein in Ausnahmefällen mit der Bundesbeschaffung abgestimmter unverbindlicher Bedarf [gilt natürlich erst recht für verbindliche Bedarfe, Anm. d. Red.] gemeldet worden, kann man sich nicht auf den §4 Abs. 2 BB-GmbH Gesetz berufen. Im Nutzerbeirat wurde diese Auslegung diskutiert und vor allem deswegen für gut geheißen, weil es auch für den Fall einer eigenen Ausschreibung im Ressort undenkbar wäre, dass man nach Zuschlag auf ein günstigeres Angebot eines unterlegenen Bieters zurückgreifen würde. Das würde klar dem Vergabegesetz widersprechen.

Wir bitten Sie, in diesem Sinne alle mit der Beschaffung betrauten Mitarbeiter Ihres Ressorts zu informieren.

Mit freundlichen Grüßen 

Dr. Eleonore Dietersdorfer
Vorsitzende des Nutzerbeirates

Mag. Hannes Hofer
Geschäftsführer

Mag. Andreas Nemec
Geschäftsführer