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E-Procurement-Masterplan für die österreichische Verwaltung
E-Procurement steht auf der Agenda der Europäischen Kommission und auch national finden diverse Aktivitäten in diesem Bereich statt. Es existieren bereits zahlreiche nationale und internationale Lösungen, die es unter einer gemeinsamen Zielsetzung zu harmonisieren gilt. Die Herausforderungen hierbei sind die meist sehr heterogenen Systemlandschaften, die eher seltene durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Verwendung von Standards als Basis vernetzter Geschäftsprozesse.
Aufgrund dieser Herausforderungen wurde im Ministerrat das Projekt "E-Procurement-Masterplan für die österreichische Verwaltung" beschlossen, welches die BBG infolge ihrer Kernkompetenz im Beschaffungsbereich koordiniert.
Das Ergebnis des Masterplans ist ein Dokument als Übersicht der Ist-Situation des E-Procurements in Österreich und ein Planungsinstrument, um einen festzulegenden Soll-Zustand zu erreichen. Das Ziel ist die Vereinbarung einer gemeinsamen Vorgehensweise im Umfeld E-Procurement in der österreichischen Verwaltung.
Das Projekt beschäftigt sich vorwiegend mit fachlich-funktionalen, technisch-funktionalen und organisatorischen Anforderungen, die zu einem Gesamtkonzept "E-Procurement-Masterplan" zusammengefasst werden sollen. E-Procurement muss dabei die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen unterstützen und darf kein Selbstzweck der IT sein.
Um die Sicherstellung der Integrität und Einhaltung von Standards & Normen zu gewährleisten, konnten Experten der Plattform Digitales Österreich Kooperation BLSG (Kooperation-Bund-Länder-Städte-Gemeinden) bzw. strategische Einkäufer der Länder für dieses Projekt gewonnen werden.
1. Arbeitsgruppenmeeting am 13.01.2011
Am 13. Jänner 2011 lud die BBG zum ersten Arbeitsgruppenmeeting des "E-Procurement-Masterplan für die öffentliche Verwaltung" ein und durfte für 17 Experten der Plattform Digitales Österreich Kooperation BLSG in ihren Besprechungsräumlichkeiten in der Lassallestraße Gastgeber sein.
Im Rahmen dieser Veranstaltung wurde eine E-Procurement-Landkarte zum Überblick über aktuelle E-Procurement-Aktivitäten in Europa und Österreich präsentiert. Die Teilnehmer nutzten dabei die Gelegenheit, ihre wertvollen Erfahrungen im öffentlichen Einkauf auszutauschen. Bereits während der Vorträge herrschte eine angeregte Diskussion. Abschließend wurden die anstehenden Herausforderungen der Erstellung des Masterplans gemeinsam abgestimmt und weitere Schritte eingeleitet.
Die Bundesbeschaffung bedankt sich für die rege Teilnahme an der Veranstaltung. Eine Fotogalerie des konstruktiven Treffens mit interessanten Diskussionen zum Inhalt und zur weiteren Vorgangsweise finden Sie hier.
2. Arbeitsgruppenmeeting am 22.03.2011
Die abgestimmte E-Procurement Prozesslandkarte diente als Grundlage für die Ist-Analyse unter den Mitgliedern der Arbeitsgruppe. Die Ergebnisse der Ist-Analyse, die mittels Leitfadeninterview bei den Teilnehmern erhoben wurden, wurden bei der 2. Arbeitsgruppensitzung am 22. März 2011 in der BBG präsentiert.
Zu den größten Herausforderungen gehören die meist sehr heterogenen Systemlandschaften, die eher seltene durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Verwendung von Standards als Basis vernetzter Geschäftsprozesse. Aufgrund des großen Interesses wurde die Arbeitsgruppe um Vertreter aus dem Bau- und Gesundheitsbereich erweitert.
3. Arbeitsgruppenmeeting am 20 & 21.09.2011
Am 20. und 21. September 2011 lud die BBG zur dritten Arbeitsgruppensitzung des "E-Procurement-Masterplan für die öffentliche Verwaltung" in das Steinschaler Dörfl in Frankenfels (Niederösterreich) ein.
Im Rahmen dieser Veranstaltung bekannten sich die Experten der Plattform Digitales Österreich Kooperation BLSG (Bund-Länder-Städte-Gemeinden) zu der gemeinsamen Mission "Verbreitung – E-Procurement ist gelebte Praxis in der österreichischen öffentlichen Verwaltung".
Diese gemeinsame Mission begleitete die Teilnehmer durch den zweitägigen Workshop. In den Expertengruppen "Vor-Vertrag (von der Planung bis zur elektronischen Ausschreibung)" und "Nach-Vertrag (vom elektronischen Katalog bis zur elektronischen Rechnung)" wurden am ersten Tag die Probleme und der Nutzen der einzelnen Phasen des E-Procurement Prozesses identifiziert und kategorisiert.
Am zweiten Workshop-Tag wurden durch die Expertengruppen Umsetzungsmaßnahmen für die Verbreitung von E-Procurement in Österreich ausgearbeitet. Dabei wurden Entwicklungen und Vereinbarungen auf nationaler, internationaler und EU-Ebene berücksichtigt, u.a. das EU-Projekt Peppol.
Die Bundesbeschaffung bedankt sich für die rege Teilnahme. Eine Fotogalerie des konstruktiven Workshops mit interessanten Diskussionen zum Inhalt und zur weiteren Vorgangsweise finden Sie hier.
4. Arbeitsgruppenmeeting am 07.12.2011
Am 7. Dezember lud die BBG zur 4. Arbeitsgruppensitzung ein. In den beiden Expertengruppen Vor-Vertrag und Nach-Vertrag wurden die Empfehlungen von Umsetzungsmaßnahmen durch die geladenen E-Procurement Experten anhand von Nutzen und Komplexität bewertet und so gemeinsam priorisiert. Als Basis für die Diskussion in den Expertengruppen dienten auch die vorgestellten Entwicklungen auf EU-Ebene.
Abschließend wurde über Folgeaktivitäten des E-Procurement Masterplans 2011 diskutiert. Diese gehen über den Umfang des Masterplans 2011 hinaus und wurden anhand der A-Prioritäten diskutiert. Um die gemeinsame Mission "Verbreitung – E-Procurement ist gelebte Praxis in der öffentlichen Verwaltung" zu erreichen, sind die konkreten Folgeaktivitäten mit der Kooperation BLSG auf Basis des Endberichts zu definieren. Eine Fotogalerie der letzen Arbeitsgruppensitzung 2011 finden Sie hier.
